U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling WOBaflopend sorteren WHOI WBP Toelichting
Geheimhouding

Een geheim is volgens het Woordenboek der Nederlandse taal een zaak "die slechts aan één persoon of enkelen bekend is en door hen voor anderen verborgen wordt gehouden; ofwel iets dat niet algemeen bekend mag worden".

Geheimhouding is dus relatief en hangt af van de houder van het geheim.

- - - - - -
Toegankelijkheid

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

art. 3 art. 12 art. 16 tot en met art. 26A - - -
  • Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1.
  • Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2.
Geordende en toegankelijke staat

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.

art. 3 art. 12 - - - - -
Uitlening

Tijdelijke beschikbaarstelling van een (deel van) een archief aan derden ter raadpleging of tentoonstelling hetzij aan medewerkers ter raadpleging en/of bewerking.

art. 18, 19 - - - - -
  • Wel of niet uitlenen is afhankelijk van materiele staat en de mate van openbaarheid (inclusief auteursrecht).
  • Uitlening in digitale vorm kan wanneer het gaat om informatie op bepaalde gegevensdragers zoals cd's en dvd's.
Gemeenschappelijke regeling

Een samenwerkingsverband tussen overheden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Meestal gaat het om samenwerking tussen gemeenten. Samenwerking tussen andere overheden is ook mogelijk.

In het archiefwezen is een voorbeel van een samenwerking tussen provincie en rijk te weten Tresoar. In het geval van andere Regionale Historische Centra's (RHC) is er vaak sprake van een regeling tussen gemeente(n) en het rijk.
 

- art. 4, 40 - - - - -

Er zijn verschillende varianten:

  1. Een regeling met een openbaar bestuur (zelfstandig bestuursorgaan)
  2. Een regeling zonder een openbaar bestuur
  3. Een bedrijfsvoeringsregeling ('lichte regeling', een centrum gemeente regeling)

Zie verder de Wet gemeenschappelijke regelingen

Verfilming

Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.

art. 7 art. 6 en 8 - - - -
  • Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie
  • Microverfilming is een vorm van verfilming.
Goede staat

Toestand van archiefbescheiden, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd.

art. 3 art. 11 art. 3-15, 24, 26 – 57 - - - -
Selecteren
  1. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden.
  2. Activiteit binnen de selectie als onder 1 waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.
art. 3 - - - - -
  • Op basis van ordeningsplannen catalogi is voorselectie mogelijk
Applicatieportfolio

Register van applicaties en formaten die gebruikt worden bij het digitaal werken. Ander woord is applicatieregister. Het portfolio is een onderdeel van het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht.

 

- art. 13 art. 20, 22-24 - - - -
Feitelijk vernietigen

Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

art. 3 art. 8 - - - -

Pagina's