U bent hier
Grondslagen
Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,
Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.
Titel | Betreft | Uitgangspunt | Proces NEN 15489 | Archiefwet | Archiefbesluit | Archiefregeling | WOB | WHOI | WBP | AVG | Toelichting |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Samenwerken |
Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan. |
- | art. 3, 4 | - | - | - | - | - | - |
Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen. Zie ook deze pagina over samenwerking en archiefvorming, de pagina's over ketensamenwerking en het onderdeel over organisatieverandering |
|
Documentatie |
Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context). |
art. 5 - 9 | art. 8 | art. 17 – 19, 21, 23, 24 | - | - | - | - | - | ||
Scanning |
Scanning is de techniek die gebruikt wordt bij imaging. Dit is het maken van een digitale afbeelding van een origineel. De digitale afbeelding wordt in een bepaald bestandsformaat opgeslagen op een magnetische- en/of een optische gegevensdrager. De afbeelding kan alleen met behulp van een software weer leesbaar gemaakt worden. |
[art. 2a, 7, 9] | [art. 6, 8] | [art. 26 en 26A] | - | - | - | - |
|
||
Duurzaamheid |
Duurzaamheid is een onderdeel van de goede staat. Het bestaat uit twee elementen:
Sinds 2012 wordt ook de term voortbestaan wel gebruikt. |
art. 3 | art. 11 | art. 3-15, 25, 26 | - | - | - | - | - | ||
Strategisch Informatieoverleg (SIO) |
Dit is een op basis van het Archiefbesluit 1995 (nog) op te richten inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, auteursrecht. De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven aan gemeentesecretaris en/of de CIO over ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding. |
- | art. 3, art. 3a en de Nota van Toelichting | - | - | - | - | - |
|
||
E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten.
Soorten e-mailadressen:
|
- | - | art. 17-26 | - | - | - | - |
Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen. |
|||
Externe deskundige |
Een op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken voor het informatiebeheer aan te stellen functionaris ter ondersteuning van het ontwerpen van een selectielijst. Deze functionaris moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Nadrukkelijk wordt geëist dat deze extern deskundige onafhankelijk is van zijn/haar opdrachtgever. |
- | art. 3 lid 1 sub d, art. 3a en Nota van Toelichting | - | - | - | - | - |
|
||
Elektronisch bericht |
Elektronisch bericht - bericht dat op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en andere overheidsorganen en de bestuursorganen van een oveheid worden uitgewisseld en waarvoor kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg daartoe is opengesteld. Soorten e-mailadressen:
|
- | - | art. 17-26 | - | - | - | - |
Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen. |
||
Tienjarenblok |
Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven. |
art. 9 | art. 12 lid 1 | - | - | - | - | - |
De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt. |
||
Elektronische handtekening |
Betreft elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie |
- | - | art. 24, 26 lid 2 en 3 | - | - | - | - |
Zie verder: |