1 Ontstaan

Voor het verwerken en beheren van digitale gegevens en digitale documenten maakt de organisatie gebruik van software

Als basis voor de metadata gaat de organisatie uit van standaarden en referentiekaders als NEN-ISO 23081-1, ISAD(g) , ISAAR(cpf), ISDF, OWMS en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Het archiefsysteem bevat de volgende processen:

De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).

1. Kenmerkend is dat dit alles een begin en eind kent, waarbinnen het werk wordt uitgevoerd en informatie wordt verwerkt.
2. Dit alles gedraagt zich als een proces en wordt ook zo behandeld en vastgelegd.

Doel van het goed informatiebeheer is dat een organisatie in staat is informatie te verwerken en te reproduceren die zo betrouwbaar is en voldoet aan eisen van authenticiteit dat zij bruikbaar is

1. voor de (bedrijfs)processen, projecten en andere activiteiten van een organisaatie;
2. in rechtszaken en
3. als bron voor hergebruik en (later) onderzoek.

Het informatiebeheer voldoet op aantoonbare wijze aan wetgeving, interne regels en afspraken, het informatiebeleid, normen, standaarden en (referentie)kaders. Dit vindt plaats binnen de records managementfunctie.