Begrenzing van het informatiesysteem waarbinnen de gegevens (archiefbescheiden) verwerkt worden.
Kan ook een informatiesysteem binnen een keten zijn.
Schema: Le Livre en connection avec la bibliothèque, le répertoire bibliographique et l'encyclopédie. Les trois bases du réseau mondial de la documentation universelle. 1920
Een monitor is een essentieel onderdeel van de materiële keten tussen een digitaal bestand en de weergave daarvan (representatie, manifestatie). De mate van vertrouwenswaardigheid en integriteit van informatie hangt ook daarvan af.
Het dient duidelijk te zijn, dat de administratie zaken behandelt en afdoet en geen stukken. Bij een behandeling van zaken worden stukken geproduceerd en ontvangen, die weergeven hoe deze behandeling van zaken verloopt. leder stuk speelt daarbij een rol, doch zijn betekenis en dus zijn plaats in het archief wordt bepaald door de zaak, waartoe een stuk behoort. De toepassing van een zaaksgewijze ordening (het dossierstelsel) is daarom noodzakelijk, wil het archief een juiste afspiegeling zijn, een juist beeld geven van de wijze, waarop de taak is verricht.
De meest vanzelfsprekende werkelijkheid blijkt een illusie als je haar vergelijkt met de officiële werkelijkheid van de dossiers. De staat stelt overal naast de echte werkelijkheid een bureaucratische werkelijkheid
Inleiding
Functionaliteiten verbinden een activiteit (zaak, project ed), de binnen deze activiteit te verwerken gegevens en informatie en de daarvoor toe te passen technieken. Voorbeelde van functionaliteiten zijn opnemen, zoeken en vinden, raadplegen, bewerken, registreren, verwijderen, kopieëren etc.
Binnen analoge en digitale systemen worden gegevens verwerkt. Zodra deze gegevens middels functionaliteiten een rol krijgen bij een activiteit, worden ze voorzien van context en hebben ze een betekenis. Dat is het moment dat een gegeven informatie is geworden.
Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der stukken.
De waarde der registratuur zit niet in de nummering, maar in de systematische rangschikking der onderwerpen.
.. .. Het is alsof men elke dag een zakvol stukjes van verschillende legpuzzles door elkaar krijgt en ze in elkaar moet passen zonder dat men kan wachten tot de zekerheid bestaat dat de stukjes van één of meer puzzles compleet zijn - als ze tenrninste ooit compleet raken. .. ..
If you're focusing on repositories you've got, at best, half the picture. You're constraining yourself to a supply-side approach
Bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de bescheiden, die de handelingen van het bestuur of zijne ambtenaren ex officio behelzen, het geraamte van het archief vormen.
Het creëren van een hooiberg om een speld te kunnen zoeken.
.. De ene informatie is niet meer waard dan de andere, de kracht zit hem in vastleggen en het vinden van de connecties. Connecties zijn er altijd, die hoef je alleen maar te willen vinden. ..
Vaak vergeten we, dat de geldigheid van kennis afhankelijk is van het niveau waarop die is opgedaan.
The depth of a hierarchical structure as measured by counting the number of entities from the common ancestor of all entities in the hierarchy, tracing from parent to child to its furthest descendant, where the furthest descendant has the most intervening parent/child relationships.
