3.5 Documenteren

Toestand van archiefbescheiden, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd.

E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten.

• Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is.
• Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer.
• Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke.

Soorten e-mailadressen:

Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.

Digitalisering is het proces waarbij

• de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund,
• de gegevens digitaal worden verwerkt, en
• analoge gegevens digitaal worden gemaakt.

Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).

Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

Register waarin op type- of metaniveau

1. grondslagen,
2. taken,
3. actoren,
4. domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
5. resultaten,
6. functionaliteiten,
7. informatie,
8. informatieobjecten (zoals documenten) en
9. toe te passen technieken zijn opgenomen.

• Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s.

Register van applicaties en formaten die gebruikt worden bij het digitaal werken. Ander woord is applicatieregister. Het portfolio is een onderdeel van het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht.