Information is a conceptual labyrinth and at the same time a hyperobject
Er zijn verwerkingne of beheershandelingen die behoorlijke consequenties kunnen hebben voor de betrokken informatie, de informatieobjecten, de dragers en uiteindelijk ook de gebruikers als belanghebbenden.
Een daarvan is wat de Archiefwet zo mooi noemt het vervangen van archiefbescheiden. Vroeger (en nog steeds) werd hiervoor het begrip substitutie van archiefbescheiden voor gebruikt. Volgens deze wet is vervangen een beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd. Een reproductie is dan iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. De reproductie is het nieuwe origineel dat in de plaats gesteld wordt van het oude origineel. Onder dit begrip vervangen vallen activiteiten als substitutie, conversie, migratie, updates, upgrades, afdrukken etc.
Omdat het terugdraaien van deze activiteiten vrijwel tot de onmogelijkheden behoort is een gecontroleerde uitvoering en documentatie van het proces geen overbodige luxe.
Op dit gedeelte van mijn site gaat op dit fenomeen in waarbij het volgende aan de orde komt:
Benadering [1] - wat is vervanging en wanneer is er sprake van vervanging;
Soorten [2] - een korte opsomming en uitleg van de mogelijke soorten van vervanging;
Moment [3] - wanneer wordt vervanging uitgevoerd;
Vormen [4] - een vervanging kan incidenteel als afgerond project voorkomen maar ook structureel als onderdeel van een bedrijfsproces;
Snapshots [5] - een manier om het proces van vervangen te vermijden;
Authenticiteit [6] - het onderdeel wat eigenlijk centraal staat met een 8-tal algemene uitgangspunten;
Toepassen regeling [7] - de toepassing van de Archiefregeling is een punt van aandacht op zich.
Stappenplan [8] - basis voor een algemene vervangingsprocedure.
Juridische context [9] - een toelichting op de betrokken regelingen en vragen over de juridische consequenties van het niet toepassen van de regelingen;
Dit onderdeel is gedeeltelijk gebaseerd op een niet gepubliceerde tekst gemaakt voor de Zwolse Groep [10]. Deze is aangepast aan enigszins veranderde ideeën, de Regeling geordende en toegankelijke staat uit 2002 en later de Archiefregeling die per 1 april 2010 van kracht is geworden.
Het moment
Er zijn een tweetal elkaar niet uitsluitende redenen aan te wijzen waarom organisaties overgaan tot vervanging. De ene is organisatorisch van aard en de andere technisch.
Organisatie
Geen enkele organisatie is statisch. Alles is uiteindelijk aan verandering onderhavig. Veranderingen ontstaan door organisatiewijziging, verandering van taken, verandering van regelgeving, herinrichting van werkprocessen, aangepaste architectuur, etc. Deze veranderingen kunnen gevolgen hebben voor eerder gekozen werkmethoden, de informatiebehoefte en de manier waarop informatie wordt verwerkt.
Techniek
De behoefte om van techniek te veranderen kan komen door ontwikkelingen op het terrein van hardware en software. De economische levensduur is in veel gevallen korter dan de bewaartermijn van de gegevens. Leveranciers komen voortdurend met nieuwe versies. Ook de kwaliteit van de techniek kan zodanig zijn dat verandering noodzakelijk wordt. De bewaring van de gegevens is anders niet te garanderen. Ook deze veranderingen liggen vaak ten grondslag aan vervangingstrajecten.
Argumenten
Samengevat zijn er een aantal argumenten om over te gaan tot vervanging:
Van vervanging in de papieren omgeving kunnen de meeste mensen nog een voorstelling maken. Gegevens op papier worden met behulp van een technisch hulpmiddel als afbeelding op een andere gegevensdrager gezet. Veel gebruikte technieken zijn fotografie en/of scanning of imaging. Met fotografie worden gegevens op microfilm gezet. Door imagetechnieken wordt door middel van scanning een digitale afbeelding op cd-rom of een magnetische drager gezet. In dat geval zijn ze met behulp van een document management systeem (DMS) of zeer speciale zoekhulpmiddelen (indexen) op te vragen en op een beeldscherm te raadplegen.
Vervanging in een digitale omgeving is in de kern niet echt anders. Toch is het lastiger een beeld ter krijgen wat er precies gebeurt.
Het is niet anders in die zin dat gegevens van A naar B gaan. Het is lastiger omdat zo'n overgang vaak niet rechtstreeks is, terwijl er ook geen afbeelding gemaakt wordt. Er worden groepen gegevens geselecteerd, vaak bewerkt en daarna overgezet. Men spreekt in zo'n geval niet over vervanging maar over conversie of migratie. Echte technische kennis is niet noodzakelijk. Wel is een goed en eenduidig inzicht in de materie een voorwaarde voor de aanpak van een vervanginstraject. Dit inzicht kan woden verkregen door het hanteren van het uitgangspunt dat de indeling van een informatieobject op een bepaald abstraciteniveau centraal te stellen is. Deze indeling gaat uit van een logische en een fysieke component. Logisch gaat het om inhoud, structuur en context, fysiek gaat het om de technieken waarmee de logische componenten vastgelegd en beheerd worden.
Het is natuurlijk wel anders omdat niet in alle gevallen meer sprake is van documenten maar ook van digitale registraties.
De intellectuele substantie samengebracht in een informatie object oftewel de neerslag.
2 Structuur
Het logische verband tussen de elementen van een document of een bestand. Het betreft ook de manier of de gedaante waarop de gegevens aan de verschillende gebruikers wordt gepresenteerd. Het gaat hier dan om de structuur van de te presenteren gegevens. Bijvoorbeeld de manier waarop een applicatie de gegevens of documenten toont.
3 Context
Het geheel van omgevingselementen die direct en/of indirect inhoud, structuur en wijze van bevraging van het archief van een bepaalde archiefvormer bepalen. Achter elk gebruik en de daaraan afgeleide presentatie liggen concepten, ideeën, denkbeelden en begrippen ten grondslag. Deze zijn veelal verwoord in documentatie, regelingen, analyses, functionele specificaties en dergelijke.
4 Gedrag
Dit is een element dat betrekking heeft op de functionaliteit van een archiefstuk. Dit element ben ik voor het eerst tegengekomen in de adviezen van de evaluatiecommissies over de ministeriele regelingen. Gedrag is als volgt gedefinieerd: "Het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) archiefstuk bij de raadpleging/het gebruik ervan.". Dit element zit op het grensvlak van het logische en fysieke niveau. De functionaliteit is op logisch niveau beschreven maar is verder grotendeels technisch uitgewerkt.
5 Techniek
Dit begrip is ruim te interpreteren. Hier binnen vallen de formaten, de applicaties, de hardware, de opslag en de gegevensdrager(s), in feite het technische vervoermiddel van de gegevens. Ook een applicatie, een toepassingsprogramma, is als een medium te beschouwen. Ook wel vorm genoemd.
Bij elk vervangingstraject zullen deze vijf lagen steeds bekeken moeten worden om te kunnen beoordelen of het wel of niet om vervanging gaat. Feitelijk is er sprake van vervanging zodra bij de overvang van de ene omgeving naar de andere op een van de lagen van verandering sprake is.
Vele gezichtspunten met eigen context.
Wat opvalt is dat tot nu toe de aandacht voor substitutie of beter vervanging vooral is gericht op het digitaliseren van de papieren informatiestromen. En dat terwijl in digitale omgevingen juist veel vaak onomkeerbare operaties worden uitgevoerd die ook onder de noemer van vervangen vallen.
Het gaat dan om zaken als conversies, migraties, updates en upgrades. Vaak operaties die op het eerste gezicht onschuldig lijken maar bij nadere beschouwing soms behoorlijk ingrijpend kunnen zijn.
Om vanuit het vakgebied grip te krijgen op deze operaties is het duidelijk dat het begrippenkader van ICT of de eigen 'papieren context' niet afdoende zijn. Het kan wel verhelderend werken wanneer betrokkenen en belanghebbenden, partijen als ICT, proceseigenaren en het records management, inzien dat zij verschillende gezichtspunten hanteren. En voor alle partijen is het goed zich te realiseren dat zogenaamde 'één op één conversies' etc. meer uitzondering dan regel zijn.
De blik van ICT op informatie of beter gegevens wordt bepaald door de systemen, de technische infrastructuur en de applicaties. De proceseigenaar ziet alleen de informatie die van belang is voor zijn werk. Het recordsmanagement 'weet' dat alle informatie bestaat uit inhoud, structuur, gedrag, context en techniek.
Vinden er veranderingen plaats dan wil de eigenaar zo snel mogelijk verder, ICT slaat aan het converteren, upgraden, patchen etc.
Maar de records manager zal steeds moeten bekijken of bij een operatie iets op één van de lagen gaat veranderen én of het de bedoeling is het origineel te wissen. Is dat het geval dan kan er wel eens sprake zijn van vervanging in de zin van de Archiefwet.
Zie ook de onderdelen over de soorten vervanging [31] en de toepassing van de Archiefregeling bij vervanging [32]
Deze verschillende visies zijn op elkaar af te stemmen, vandaar dit schema.
Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:
Analoog => Analoog [43]
Dit is vervanging door door het maken van fotokopien, (micro)films of andere analoge fotografische technieken.
Dit kan toegepast worden wanneer de kwaliteit van de originele analoge drager zo slecht is dat alleen door middel van het maken van dergelijke kopieën de gegevens behouden kunnen blijven.
Voorbeelden:
Het vervangen van kringlooppapier of doorslagen door duurzaam papier. Het verfilmen van kaarten en tekeningen.
Analoog => Digitaal [44]
Scanning en imaging, al dan niet in combinatie met optische tekenherkenning (optical character recognition = OCR) en eventueel handschriftherkenning (Intelligent Character Recognition = ICR). Met behulp van OCR/ICR wordt tekst uiteindelijk ook digitaal doorzoekbaar. In deze groep vallen projecten waarbinnen het de bedoeling is gegevens van papier naar een digitale omgeving over te zetten. Bij veel organisaties valt dit onder de noemer digitalisering en/of substitutie.
Voorbeelden:
Digitalisering van facturen, ingekomen post, nota's, foto's etc. Denk hierbij ook aan de audio-visuele (AV) documenten zoals het digitaliseren van analoge films naar digitale formaten.
Digitaal => Digitaal [45]
Vervanging in de zin van conversie en migratie van digitale dragers (Cd-rom naar DVD) en overzetting van gegevens van de ene digitale omgeving naar de andere digitale omgeving. Ook het 'afdrukken' naar formaten als PDF en TIFF hoort in deze categorie thuis.
In de Archiefregeling (AR) en haar voorganger, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTA) worden daarvoor de volgende definities gehanteerd:
Begrip | Definitie | Herkomst |
---|---|---|
Conversie | omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat | AR 1 sub d |
Bestandsformaat | code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen | AR 1 sub k |
Migratie | overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform | AR 1 sub b |
Toepassingsprogrammatuur | programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces | AR 1 sub q |
Werkproces | samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak. | AR 1 sub r |
Platform | Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt | RGTA 1 sub l |
Besturingsprogrammatuur | programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software | AR 1 sub c |
Voorbeelden:
Deze groep betreft behalve de 'klassieke' conversies en migraties ook exports en databasedumps van data. Waar niet direct aan gedacht zal worden is dat de wijziging van een platform met verandering van besturingssystemen en netwerkbesturingssystemen hier ook onder vallen.
Digitaal => Analoog [46]
Vervanging van digitale gegevens door een 'uitdraai' volgens een bepaald gezichtspunt op een analoge drager.
Voorbeelden:
Afdrukken van e-mail, COM-fiches
Het combineren van de manier van benadering met de soorten vervanging kan per soort vervanging verschillend zijn.
Zie:
Met deze vorm van vervanging, in feite een vorm van verdoeken, wordt niet alleen microverfilming bedoeld. De aanpak van microverfilming de te gebruiken technieken zijn wel bekend, ook de voor- en nadelen zijn in diverse publicaties wel opgesomd.
Hoewel we het veelal niet beseffen is ook het gebruik van het fotokopieerapparaat in sommige gevallen een vorm van vervanging. Deze vorm zou wel eens vaker voorkomen dan ons lief is. Bijvoorbeeld in het geval dat gegevens op kringlooppapier van slechte kwaliteit (`wc-papier') is, doorslagen, zinkkopiën voor langere tijd bewaard moeten blijven, worden overgezet op papier van betere kwaliteit. Uitvoering van deze vorm van vervanging zou op projectmatige basis plaats moeten vinden, maar zal vaker incidenteel en dus oncontroleerbaar gebeuren.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De inhoud blijft onaangetast | Nee |
2 Structuur: | De structuur zal niet veranderen | Nee |
3 Context: | NVT | Nee |
4 Gedrag: | NVT | Nee |
5 Techniek: |
De gegevensdrager wordt vervangen. De techniek om de informatie te kunnen raadplegen kan veranderen. |
Ja |
Hier zijn twee subvormen mogelijk:
Deze vorm van vervanging lijkt deels op de hiervoor genoemde vorm (analoog -> analoog) met dien verstande dat de te gebruiken techniek een andere is. Wordt ook wel digitalisering genoemd. Bij veel (semi)overheidsorganisaties wordt imaging of scanning al toegepast in het proces van verwerking van ingekomen documenten. Dit zijn de operaties die onder de noemer substitutie bekend zijn. Overigens gebeurt het niet in alle gevallen volledig.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen, bijvoorbeeld de kleur. | Ja |
2 Structuur: | De structuur zal niet veranderen | Nee |
3 Context: | Hoewel de structuur niet zal veranderen bestaat de mogelijkheid dat de gegevens in een veranderde context terecht komen. | Ja |
4 Gedrag: | Nieuwe functionaliteiten zijn mogelijk, maar oude blijft in stand | Nee |
5 Techniek: |
De gegevensdrager wordt vervangen. De techniek om de informatie te kunnen raadplegen zal veranderen. |
Ja |
Deze vorm houdt in dat tekst van gescande documenten naar machineleesbaar formaat wordt overgezet. Het doel hiervan is verdere verwerking (van delen) van de tekst in digitale systemen.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen. | Ja |
2 Structuur: | De structuur verdwijnt | Ja |
3 Context: | De gegevens komen in een ander context terecht dan waarin zij oorspronkelijk zijn opgemaakt. | Ja |
4 Gedrag: | Er komen nieuwe functionaliteiten en de manier van presentatie zal anders zijn. | Ja |
5 Techniek: |
Er komt of komen andere dragers en applicatie(s) (vervoermiddel) |
Ja |
Vervanging (digitaal naar analoog)
Deze vorm komt redelijk vaak voor en wordt soms analogiseren genoemd. Te denken valt bijvoorbeeld aan financiële systemen waarbij boekjaren worden afgesloten en gedeelten van gegevens in de vorm van grootboeken en dergelijke op papier worden uitgedraaid, op COM-fiche worden gezet. Een erg veel voorkomende vorm is het afdrukken van e-mails op papier. Ook bestaat de mogelijkheid dat wanneer conversie van alle gegevens niet mogelijk is dat deze gegevens uiteindelijk op papier worden uitgedraaid. Nadeel hiervan is dat de oorspronkelijke eventueel flexibele manier van raadplegen teniet gedaan wordt.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De inhoud blijft onaangetast | Nee |
2 Structuur: | De structuur verandert. | Ja |
3 Context: | De context wordt deels anders | Ja |
4 Gedrag: | De manier van weergeven veranderd. Functionaliteiten verdwijnen | Ja |
5 Techniek: |
Er wordt een andere drager toegepast |
Ja |
Conversie en migratie (digitaal naar digitaal)
Vervanging is ook het overzetten van gegevens van één applicatie naar een andere applicatie of wanneer een versie van een applicatie wordt vervangen door een nieuwere versie of wanneer een simpele patch wordt uitgevoerd. De behoefte tot vervanging wordt ingegeven door onder andere veranderingen in taken en werkprocessen, toepassing van andere gegevensdragers, vervanging van hard en software etc. Andere termen die kunnen vallen onder het begrip vervanging zijn migratie, update en upgrade. Kenmerk hier is dat in de meeste gevallen het proces onomkeerbaar is. Een belangrijk onderdeel van deze trajecten is het testen om te controleren of de operaties goed uitgevoerd zijn en het besluit genomen kan worden dat het oude vernietigd kan worden.
Zeker bij conversie moet nauwkeurig geanalyseerd worden wat er met de gegevens gebeurt. Indien een organisatie beschikt over een systeem (A) en besluit over te gaan naar een ander systeem (B) zal er een beslissing moeten komen over de gegevens in systeem A. Daarbij moet bekeken worden of de betrokken gegevens wel over naar systeem B en indien dat het geval is welke gegevens.
Een van de uitgangspunten is dat de betrouwbaarheid van de gegevens in A op een of andere manier gegarandeerd is door een stelsel van afspraken en procedures. Hieronder vallen regelmatige (externe) controles op de gegevens (audits), programmatische controles op gebruik, invoer (validaties) en uitvoer, autorisatie en beveiliging, afspraken over periodieke back-ups, tests van de back-ups en veilige opslag. Systeem B zal een zelfde systematiek kennen, wellicht zelfs uitgebreider.
Bij conversie worden in de meeste gevallen de gegevens uit de `veilige' omgeving van A geselecteerd. Vervolgens vinden acties en transacties plaats die de gegevens geschikt maken voor gebruik in B waarna ze in de `veilige' omgeving van B worden geïmporteerd. Tijdens de conversie zijn de gegevens dus even uit de veilige omgeving. Er zijn dan nog vele varianten mogelijk. Bijvoorbeeld het omzetten van een tekenset, zoals ANSI, naar een andere tekenset, zoals UTF8 of UTF16.
MIgratie is eigenlijk het 'verplaatsen' van gegevens, vaak is dan in hetzelfde traject ook sprake van conversie.
Vanuit het gezichtspunt van een gebruiker hoeft helemaal niet veel van de verandering zichtbaar te zijn, de tekens en letters zien er het zelfde uit, misschien is er een nieuw scherm geïntroduceerd terwijl aan de achterkant (de materialiteit) een nieuwe minicomputer is opgesteld met een ander besturingssysteem (OS) en een totaal andere database omgeving en netwerktopologie. Met andere woorden voor de gebruiker misschien een niet zo ingrijpende operatie, maar voor de (systeem)beheerders een bron van wekenlang slapeloze nachten en veel testen..
Omdat er zo veel varianten mogelijk zijn, zal over een systematiek als hulpmiddel nagedacht moeten worden waarmee de mogelijke varianten benaderd kunnen worden. Met dit hulpmiddel kan mogelijkerwijs antwoord gegeven worden op de vraag of er conversie gaat plaats vinden en op welk niveau.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen, er vindt dan vernietiging plaats | Ja |
2 Structuur: | De structuur kan veranderen | Ja |
3 Context: | De concepten en de context waarbinnen de gegevens gebruikt worden kunnen veranderen | Ja |
4 Gedrag: | De manier van presenteren en de functionaliteiten kunnen veranderen. Oude functionaliteiten kunnen verdwijnen (vernietiging). | Ja |
5 Techniek: |
Dragers en software (besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur) kunnen veranderen |
Ja |
Incidenteel of structureel
Bij het beoordelen van vervangingstrajecten moet ook bekeken worden of het gaat om een incidentele vervanging of een structurele vervanging.
Incidenteel (eenmalig)
Met incidenteel wordt bedoeld dat de operatie eenmalig is. Deze activiteit wordt meestal in de vorm van een project uitgevoerd. Er is dan sprake van retrospectieve vervanging. In zo'n geval komt een afgesloten blok gegevens voor vervanging in aanmerking. In gemeentelijke omgeving valt te denken aan conversietrajecten maar ook aan het scannen van bijvoorbeeld de persoonskaarten van het Bevolkingsregister . Ook het kopieren van een afgesloten archiefblokken in het semistatisch archief, bijvoorbeeld een bouwarchief, of van onderdelen vanwege technische kwaliteit zoals op slecht kringlooppapier naar genormeerd goed papier valt hieronder.
Ook conversie- en migratietrajecten zijn als eenmalig te beschouwen.
Structureel
Met een structureel traject wordt bedoeld dat de vervanging een onderdeel wordt van een bestaand of nieuw opgezet proces. Deze vorm heeft een meer permanent karakter. Bijvoorbeeld het scannen van ingekomen post, verzoeken om vergunningen, inkomensverklaringen, belastingaangiftes, facturen en dergelijke.
Ook combinaties zijn mogelijk. Een lopend proces wordt aangepakt en de bestaande documenten (als een vorm van achterstand) worden gesubstitueerd.
Gevolgen
Beide vormen kennen hun eigen methode van aanpak. In het geval van incidenteel zal na de eindtest de zaak grotendeels afgerond zijn. Terwijl bij een structurele traject constant zowel op reguliere en als op onregelmatige basis controles op basis van vooraf gedefinieerde indicatoren op de betrouwbaarheid moeten worden uitgevoerd.
Authenticiteit is een kwaliteitsattribuut waarmee aangetoond kan worden
De authenticiteit is te garanderen op het niveau van inhoud, structuur, context, gedrag en techniek.
Door een stelstel van goed beheer, met afspraken, procedures en eventueel toepassen van encryptie en elektronische handtekeningen en onafhankelijke controles zal bij alle mogelijke beheershandelingen aangetoond moeten worden dat aan authenticiteit van informatie niet is getornd.
Vanuit het perspectief van authenticiteit is het vervangen van archiefbescheiden een van de meest risicovolle en critische processen van het informatiebeheer. Immers gegevens worden van een omgeving naar een andere overgezet. Daarom moet juist bij elk vervangingstraject het behoud van authenticiteit centraal staan. Dit kan door het correct toepassen van de Archiefwet en de bijbehorende uitvoeringsregels.
Er mag geen situatie ontstaan waarbij getwijfeld kan worden aan de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken gegevens. Als die twijfels er zijn dan loopt een organisatie het risico opgescheept te zitten met deels waardeloze informatie, die formeel gezien niet als origineel beschouwd kan worden, die niet geschikt is voor verantwoording en bewijs maar uiteindelijk ook niet voor hergebruik en onderrzoek. Dit is schadelijk voor de organisatie zelf maar ook voor individuele belanghebbenden die van de informatie afhankelijk zijn.
Een (overheids)organisatie moet in het geval van verandering van de vorm van bewaring en verwerking van (een deel van) de administratie aan tenminste de volgende voorwaarden voldoen:
Voor overheidsorganen ligt het proces van vervanging vast in de Archiefwet en een aantal daarmee samenhangende besluiten en niet te vergeten de Algemene wet bestuursrecht (AWB) en in sommige gevallen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens.
Archiefwet 1995 (artikel 7 en 2a);
Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8 en in relatie daarmee art 2 en Nota van Toelichting);
Archiefregeling (artikel 25 en in samenhang daarmee de artikelen 17, 18, 19 en 20 en artikel 26b en Nota van Toelichting);
Algemene wet bestuursrecht AWB (gedeelte besluiten en bekendmaking)
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Een belangrijke punt in het Archiefbesluit is dat de zorgdrager een besluit tot vervanging in de zin van de Algemene wet bestuursrecht moet nemen. Uit artikel 6 lid 2 van het Archiefbesluit en de toelichting daarop valt te op te maken dat een dergelijk besluit bekend gemaakt moet worden. Uit het gebruik van de term bekendmaken volgt dat het bekendmakingsregime [83] van de AWB van toepassing is. (AWB 3:40 ev.). In sommige gevallen zal ook de mogelijkheid aanwezig moeten zijn dat belanghebbenden bezwaar tegen het besluit kunnen indienen bijvoorbeeld in het geval van informatie waaruit of op grond waarvan betrokkenen rechten kunnen ontlenen. Dit alles geldt voor zowel te vernietigen als permanent te bewaren bescheiden.
Als stelregel voor het openstellen van bezwaar kan het volgende gehanteerd worden:
In het geval van permanent te bewaren bescheiden hoeft de de zorgdrager met ingang van 1 januari 2013 vooraf geen machtiging te vragen aan het naast hogere bestuursorgaan. Bijvoorbeeld in het geval van een gemeente het College van Gedeputeerde Staten (provinciale archiefinspectie) en in het geval van de provincie de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Volgens de AWB treedt een besluit pas in werking als het is bekendgemaakt. Volgens diezelfde wet geldt de stelregel dat een besluit geen besluit is wanneer het niet overeenkomstig de vormvereisten is vastgesteld. Dit geldt dus ook voor het besluit tot vervanging.
Wanneer er tegen een besluit bezwaar mogelijk is, moet dat op grond van artikel 3:45 van de AWB in de bekendmaking staan. Op enkele uitzonderingen na kan tegen elk besluit bezwaar worden aangetekend. Dit zijn uitzonderingen die geen betrekking hebben op vervangingstrajecten. Een belanghebbende kan zelfs nog bij de voorzieningenrechter van de Rechtbank om een voorlopige voorziening vragen.
Het niet toepassen van artikel 3:45 kan tot gevolg hebben dat een termijnoverschrijding van een bezwaarschrift toegelaten is. Zoals dat heet het is verschoonbaar. In dat geval moet een te laat ingediend bezwaarschrift alsnog in behandeling worden genomen. Het uitgangspunt is dan wel 'niet verschoonbaar, tenzij'. Een belanghebbende moet dus een goede reden hebben voor het te laat indienen van het bezwaar.
Een van de doelen van de procedures in de Archiefwet is de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken informatie blijvend te kunnen garanderen. In dat licht is een vervangingsbesluit ook te zien. De wetgever vondt het nodig dat een overheidsorganisatie er zelfs mee naar buiten moet treden. Je zou kunnen zeggen om te laten zien dat zij ten aanzien van het archiefbeheer haar best doet en zorgt voor betrouwbare informatie(voorziening). Dit is zeker van belang wanneer het om informatie gaat die ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer van de burgers.
In de nota van toelichting op het Archiefbesluit wordt door de verantwoordelijke staatssecretaris nadrukkelijk gesteld dat zogenaamde 'routinematige conversies' ook onder de vervangingsregel vallen [84]. Dit betekent dat ook bij 'eenvoudige' conversies en migraties van op termijn vernietigbare digitale informatie de term vervanging van toepassing is en eigenlijk ook op permanent te bewaren informatie hoewel Nota van Toelichting van de Archiefregeling iets anders beweerd.
Een vervangingsbesluit bevat als bijlagen een vastgesteld plan van aanpak, de verklaringen van instemming van de toezichthouders, de waardering van de gegevens, indien er er gegevens vernietigd worden een machtiging van de betrokken verantwoordelijken, een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een onafhankelijke derde, de tekst van de te publiceren advertentie. Dit geheel bevat de kern van de informatie die nodig is om het vervangingsproces aantoonbaar te maken en de authenticiteit van de betrokken informatie te waarborgen.
Punt van aandacht is dat op grond van de vervangen informatie weer besluiten genomen worden. Degene die dergelijke besluiten neemt gaat uit van betrouwbare en authentieke broninformatie. De vraag is dan in hoeverre een vervangingsbesluit onderdeel is van een keten van besluiten, besluitvormingsprocessen en bestuurshandelingen. Wanneer een besluit genomen wordt op basis van informatie die het resultaat is van een vervangingsproces, iets wat niet onwaarschijnlijk is zal aan authenticiteit toch niet getwijfeld mogen worden. (Zie ook de pagina over authenticiteit [6]). Ligt er geen besluit met de benodigde bijlagen dan kan hier onduidelijkheid en zelfs twijfel over ontstaan.
Er zijn gevallen te bedenken waar deze onduidelijkheid en twijfels vervelende consequenties kunnen hebben voor alle betrokkenen. Te denken valt aan het GBA of een clientsysteem van een gemeentelijke sociale dienst, de persoonsgegevens van de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND), onderzoeksdossiers bij de politie, OM, rechtbankdossiers, gegevens van de Belastingdienst enzovoorts.
Alle afnemers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar (en dus ook authentiek) zijn.
De vraag is dan ook wat er gebeurt wanneer een advocaat in een rechtzaak een beroep doen op het feit dat er twijfels zijn aan de rechtmatigheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van de gebruikte informatie omdat er geen vervangingsbesluiten kunnen worden overlegd. Hoe sterk staat hij dan? Moet de betrouwbaarheid van overheidsinformatie (archiefbescheiden) wel of niet in rechtszaken met behulp van toeepassing van de de Archiefwet aangetoond worden. Eigenlijk gaat het hier om de beantwoording van een bijna existentiele vraag. Is de Archiefwet 1995, gezien de manier waarop deze (niet) wordt uitgevoerd, überhaupt wel serieus te nemen.
Wanneer dat gebeurt is de vraag welke instrumenten een zorgdrager dan nog ter beschikking staan om achteraf aan te tonen dat zijn (digitale) informatie authentiek etc. is terwijl in veel gevallen de originelen al zijn verwijderd of vernietigd. Welke maatregelen moet hij dan nemen?
De opdracht tot het nemen van vervangingsbesluiten bestaat sinds 1 januari 1996. Het opstellen van verklaringen voor migraties en conversies in het geval van permanent te bewaren gegevens is met het van kracht worden van de Regeling geordende en toegankelijke staat arhiefbescheiden in 2002 verplicht. Deze regeling is in 2010 opgevolgd door de Archiefregeling. Een enkele uitzondering daargelaten is weinig tot niets te merken van het bestaan van dergelijke besluiten laat staan van bekendmakingen. Op zich merkwaardig omdat er toch wel het nodige gebeurd zal zijn. De economische levensduur van een digitaal systeem is toch niet langer dan 3 - 5 jaar? En tussendoor worden vast wel de nodige migraties, updates, upgrades en patches uitgevoerd. Technisch en functioneel veranderen systemen immers ook regelmatig.
(de lagere wet ontneemt de kracht aan een hogere wet)
Een ander merkwaardig feit is dat de Archiefregeling als ministeriele regeling in haar nota van toelichting [85]zodra er sprake is van conversie, migratie en emulatie de reikwijdte van de Archiefwet en het Archiefbesluit inperkt en eigenlijk een lichter regiem mogelijk maakt. Volgens de Archiefregeling is hier geen sprake van vervanging in de zin van de wet. In die gevallen kan namelijk volstaan worden met een verklaring van de zorgdrager (art 25 van de Regeling). Op zich merkwaardig in het licht van de hierboven geciteerde Nota van Toelichting [86] van het Archiefbesluit waar elke routinematige conversie omschreven wordt als vervanging.
Vooral bijzonder omdat deze inperking alleen geldt voor conversie, migratie en emulatie wanneer het permanent te bewaren informatie betreft. In het geval van op termijn te vernietigen informatie zijn is voor conversie, migratie en emulatie en wanneer er sprake is van scanning/imaging ('substitutie'), verfilming etc. de zwaardere regels van de Archiefwet van toepassing. Dat lijkt een omgekeerde wereld.
Meest bedreigende operaties voor digitale gegevens zijn conversies, migraties, updates, patches etc. omdat ze behoorlijk ingrijpend kunnen zijn. Ook het wijzigen van datamodellen of het omzetten van tekensets (ASCII naar UTF8) valt daaronder. In feite zal elke technische verwerking die ingriijpt op de integriteit van een informatieobject (document of registratie) nauwlettend gevolgd moeten worden. Formele aandacht voor dit proces zou zeker vergeleken met de aandacht die er is voor het substitueren van papier op zijn plaats zijn. Een van de mogelijkheden biedt een correcte interpretatie van artikel 7 van de Archiefwet. Echter volgens de toelichting bij de wijziging van de Archiefregeling zijn conversies en migraties echter geen vervanging in de zin van de archiefwet 1995 [85].
Met andere woorden deze processen vallen buiten benodigde wettelijke aandacht. Merkwaardig vooral omdat overheden de route in zetten tot volledig digtaal werken (kabinetsbeleid) en dus met de anderen ook volledig afhankelijk zullen worden van de aantoonbare kwaliteiten van deze informatie.
Opmerkelijk is ook dat in een toelichting op een regeling de strekking van een besluit of een wet buiten werking wordt gesteld.
Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een gelijksoortige relatie die ook al met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) bestond. Vervanging van persoonsgegevens is een verwerking in de zin van de AVG. Volgens diezelfde AVG (art 9) is de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (lidmaatschap politieke partij, vakbond, sexuele geaardheid, ed.) behoudens enkele uitzonderingen niet toegestaan. Om in lijn te komen met de Archiefwet is daar in artikel 2a opgenomen dat in die gevalllen verwerkingen die vallen onder artikel 7 van de wet wel toegstaan zijn. Nu wordt het interessant. Conversies en migraties zijn ook verwerkingen in de zin van de AVG. Conversies en migraties zijn eigenlijk vormen van vervanging, zie daarvoor ook de Nota van Toelichting op het Archiefbesluit 1995 en dus toegestaan op grond van artikel 2a van de Archiefwet 1995. Echter de Archiefregeling heeft met de stelling dat conversies en migraties niet onder het vervangingsartikel vallen tegelijkertijd artikel 2a buiten werking gesteld. Met als gevolg dat vanuit deze context conversies en migraties van in ieder geval bijzondere persoonsgegevens niet toegestaan zijn.
Overigens is ook nog de vraag of in een aantal gevallen het nodig kan zijn expliciet aan betrokkenen te vragen of de verwerking mag. Dat kan nog lastig worden bij projecten die betrekking hebben op afgesloten bestanden.
(Geactualiseerd op 26 januari 2021)
Besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld moeten zodanig zijn dat duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn.
De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:
Het CJD (nu Justid geheten [103]) heeft als een van de weinige rijksinstellingen geprobeerd volgens de bepalingen van de Archiefwet kenbaar te maken dat zij de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand gaat vervangen. Deze dienst heeft dat gedaan in overleg met het Nationaal Archief, die optreed namens de minister van OCW. In 2002 en 2005 zijn een drietal besluiten in de Staatscourant gepubliceerd.
Voor mij aanleiding deze besluiten eens te nader te gaan bekijken. Ik heb daarbij voornamelijk gelet wat de strekking is van de besluiten, welke informatie uit de besluiten is te halen en of aanvullende informatie via openbare kanalen, bijvoorbeeld via internet, is op te sporen. Voor dat doel heb ik een overzicht gemaakt in de vorm van een matrix waarbij de basiskenmerken van deze besluiten met elkaar te vergelijken zijn. Deze vergelijking levert een interessant beeld op.
Element |
Besluit nr. 1 |
Besluit nr. 2 |
Besluit nr. 3 |
---|---|---|---|
Besluit zorgdrager |
2 augustus 2002 |
17 maart 2005 |
18 april 2005 |
Machtiging minister van OCW |
20 april 2000 |
16 maart 2004 |
20 april 2000 |
Staatscourant |
6 augustus 2002, nr.148 [104] |
22 maart 2005 nr. 57 [105] |
20 april 2005 nr. 76 [106] |
Soort vervanging [2] |
Analoog -> analoog Microverfilming |
Analoog -> digitaal Digitalisering |
Analoog -> digitaal Digitalisering |
Vorm vervanging [4] |
Structureel |
Structureel |
Structureel |
Methode van toetsing |
Onbekend |
Onbekend |
Onbekend |
Akten |
Ja |
Ja |
Ja |
Latere vermelding |
Nee |
Nee |
Ja |
Periode documenten |
2000 – 2009 |
2003 – 2013 |
2000 - 2013 |
Periode verwerking |
- |
- |
2004 – 2013 |
Opmerkingen |
|
|
|
Begin 2004 is het Besluit Burgerlijke Stand 1994 [110] aangepast. De aanpassing betreft de gegevensdragers en maakt het mogelijk dat dubbelen van akten ook in andere vorm dan papier worden bewaard. In vervolg daarop is in mei 2004 door Justitie een circulaire (7 mei 2004, nr 5285340/04/6) [107] aan de ambtenaren van de burgerlijke stand verstuurd. De strekking van deze circulaire is dat het voor de gemeenten onder bepaalde voorwaarden mogelijk is de dubbelen en de latere vermeldingen in digitale vorm aan het CJD aan te leveren. Deze voorwaarden betreffen de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing. Uit de circulaire valt op te maken dat de gemeenten zelf het vervangen van de dubbelen voor overdracht aan het CJD ter hand mogen nemen. Het CJD kan in dat geval de ambtenaren van Burgerlijke stand een machtiging geven om dit uit te voeren, aldus de circulaire.
De vraag is of het CJD bevoegd is een dergelijke machtiging af te geven. Het College van B en W is tot het moment van overdracht aan Almelo nog de zorgdrager voor deze dubbelen. Voor de vervanging van deze dubbelen was tot 1 januari 2013 de machtiging van Gedeputeerde Staten noodzakelijk. De zorg gaat bij de overdracht van de dubbelen en de latere vermeldingen aan Almelo over. Deze overdracht is te beschouwen als een vorm van vervreemding bij wet.
Zou de minister van Justitie wel de zorgdrager zijn op het moment dat een dubbele van een akte wordt opgemaakt dan zou het CJD mogelijkerwijs over deze bevoegdheid kunnen beschikken. De vraag is echter of deze bevoegdheid (het mandaat) voor het afgeven van dergelijke machtigingen valt binnen de termen van de drie besluiten die in de Staatscourant hebben gestaan. De besluiten zelf zeggen hier niets over. In deze besluiten staat de zinsnede 'archiefbescheiden uit Centrale Bewaarplaats– de Centrale Justitiële Documentatiedienst –' waaruit valt op te maken dat het CJD alleen gemachtigd is de vervanging uit te (laten) voeren op de in Almelo opgenomen bescheiden.
Opmerkelijk is het gegeven dat het CJD in geen van de drie besluiten naar de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing verwijst of heeft opgenomen. Allemaal eisen die wel aan gemeenten zijn opgelegd. Dit lijkt een klein beetje op het meten met twee maten.
Overigens is het ook de vraag of er bij de gemeenten sprake is van echte vervanging volgens de Archiefwet. In de meeste gevallen zal in het proces slechts één papieren akte worden aangemaakt, waarna van dit exemplaar na ondertekeningen via de scanner een digitale kopie wordt vervaardigd. Er valt dan geen papieren origineel te vernietigen. In tweevoud betekent in die gevallen niet twee papieren exemplaren die beide getekend zijn maar één papieren getekend exemplaar plus één geautoriseerde digitale kopie (het dubbel). In die zin had vanuit Almelo kunnen worden volstaan met een akkoord voor een dergelijke werkwijze en het geven van de voorwaarden en specificaties van deze werkwijze.
Naar mijn mening moeten besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld zodanig zijn dat onder andere duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn. De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal daarom tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:
Hoewel het CJD geprobeerd heeft volgens de eisen van de wet te handelen blijven er (te) veel vragen open staan. En het gaat hier wel om de akten van de Burgerlijke Stand die een speciale status hebben. De belangen om de akten goed en duurzaam te bewaren met garanties omtrent de authenticiteit staan buiten kijf. Jammer is dat uit de openbare informatie niet echt duidelijk wordt of het proces van vervanging juridisch en technisch goed is geregeld. Daardoor kan er twijfel gaan ontstaan aan de mate van authenticiteit van de digitale kopieën die als nieuw origineel in de plaats komen of zijn gekomen van de papieren originelen. En dat kan toch niet de bedoeling zijn geweest.
(beetje geactualiseerd op 5 februari 2016 en op 6 december 2022)
Het is voor iedereen misschien niet direct duidelijk hoe de relatie is tussen de Archiefregeling en het proces van vervanging . Deze relatie is niet anders als met de voorgaande Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uit 2002. Vanwege steeds terugkerende vragen uit eigen omgeving heb ik daarom een poging gedaan aan de hand van een soort checklist inzicht in deze materie te krijgen.
Deze checklist heeft bij mij geleid tot de volgende conclusies:
Met het doorlopen van de vragen is per vervangingstraject vast te stellen
Over het bepalen van de volgorde van de vragen heb ik de nodige tijd gedaan. Ik heb in ieder geval geprobeerd een midden te vinden tussen een logische samenhang en de wens alle aspecten te benoemen.
Loop de checklist maar eens door. [120] Voor commentaar [121] en opmerkingen houd ik mij aanbevolen.
Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.
De vraag is of dit zinnig is omdat er nogal wat nadelen aankleven:
Organisatorische veranderingen zijn 'autonome' processen die vanuit het RM, ICT en het archief niet te beïnvloeden zijn. Dit betreft veranderingen in taakopvatting, in wetgeving, van de inrichting van de organisatie, herinrichting van werkprocessen en dergelijke die leiden tot voortdurende veranderingen / vernieuwing / aanpassing van geautomatiseerde systemen.
De levensduur van hardware en software ligt ergens tussen de 3 en 5 jaar. Ook bestandsformaten willen nog wel eens gewijzigd worden. Dit betekent dat er toch constant investeringen nodig zijn om systemen aan te passen of te vernieuwen. Gevolg is: updates, upgrades, nieuwe systemen en nieuwe hardware.
Wanneer de bewaartermijn langer is dan de levensduur van de hard- en software zullen, om de snapshots gedurende de afgesproken tijd in een goede staat te houden, er toch voortdurend migraties, kopieerslagen en conversies moeten plaatsvinden.
Afschrijvingstermijnen van hardware liggen ook tussen de 3 en 5 jaar.
Een leverancier komt eens in de zoveel tijd met een nieuwe release van zijn programmatuur of hardware. Daarbij worden direct restricties gesteld aan de periode waarin nog ondersteuning wordt verleend over de voorgaande versies.
Per werkproces kan het aantal te beheren verschillende bestanden inclusief documentatie afhankelijk van de bewaartermijn behoorlijk oplopen. (minimaal 2-4)
Er zijn verschillende soorten bewaartermijnen. Deze moeten worden vastgesteld op basis van de waardering van de gegevens (en de bestaande selectielijsten) op het niveau van proces, project of activiteit.
Een termijn kan afhankelijk zijn van gebeurtenissen waarvan bekend is wanneer ze plaatsvinden.
Voorbeelden: na vaststelling jaarrekening, na datum ontvangst/opmaak.
Een termijn kan ook afhankelijk zijn van een gebeurtenis in de toekomst waarvan niet bekend wanneer deze gaat plaatsvinden.
Voorbeelden: na sloop van het object, na ontslag, na vertrek als cliënt, na verval belang etc.
De te hanteren bewaartermijnen zullen al snel niet overeenkomen met de economische levensduur van de systemen, de periode van ondersteuningdoor de leverancier en de effecten van de technologische turbulentie.
Elke conversie moet uitvoerig worden gedocumenteerd om achteraf te kunnen reconstrueren wat er is gebeurd en waarom het zo is gebeurd (verantwoording).
Daarnaast moet er documentatie zijn in de vorm van handleidingen en gebruiksaanwijzingen. Deze is ook nodig voor het kunnen beheren van de snapshots.
Al dit soort documentatie heeft dezelfde bewaartermijn als de betrokken gegevens.
De vraag is of een organisatie in staat is voor langere tijd kennis over de oude systemen vast te houden, gezien de snelle technologische ontwikkelingen en mogelijk verloop van personeel. Natuurlijk zal een en ander in de documentatie zijn vastgelegd maar kennis en ervaring zijn niet te onderschatten elementen.
Na conversie moeten de snapshots zodanig zijn beveiligd (toegang, autorisatie, bijhouden van logbestanden etc.) dat de betrokken organisatie te allen tijde kan aantonen dat op geen enkele wijze de gegevens gemuteerd of verwijderd kunnen worden.
Eenmaal geconverteerd zullen de snapshots regelmatig moeten worden gecontroleerd op beschikbaarheid, leesbaarheid en interpreteerbaarheid. Als extra ondersteuning van de betrouwbaarheid zal controle ook uitgevoerd moeten worden door externen.
Bij conversie en vervanging heeft het de voorkeur om het uitgevoerde proces te laten toetsen door een externe auditor. Zeker als het afbreukrisico hoog is.
Indien het gaat om permanent te bewaren gegevens zal het oude systeem ten minste moeten voldoen aan de eisen die gesteld worden in de wet. Overleg vooraf met de archiefbewaarplaats waaraan de gegevens over te dragen zijn is wel aan te raden.
Hieruit valt af te leiden dat ook bij een 'snapshot'-oplossing, aan de manier van converteren en het beheer van de bestanden zware eisen te stellen zijn. Deze eisen zijn qua zwaarte en gedeeltelijk ook qua uitvoering, vrijwel gelijk aan de eisen die voor vervanging gelden. Een bijkomend nadeel van een snapshot is dat het een weergave van de gegevensverzameling op een bepaald moment is. Zeker in het geval van gegevensverzameklingen met een dynamisch karakter kan dat een behoorlijk verlies van informatie opleveren.
De garanties voor het behoud van oudere gegevens binnen nieuwe applicaties is beter waar te maken dan met het systeem van snapshots. De systematiek van vervanging, in de zin van reproductie en vernietiging van het origineel, is namelijk meer gericht op het beheer van de informatie en minder op het beheer van de systemen.
Op deze pagina volgt een voorbeeld van een stappenplan dat als basis kan dienen voor het opstellen voor een procedure voor vervanging. Een dergelijke procedure kan door de zorgdrager als een toetsbare beleidsregel worden vastgesteld. Het volgen van een dergelijke procedure kan een bijdrage leveren aan de wens tot garanderen van de authenticiteit van de betrokken informatie. Een dergelijke procedure is onderdeel van het informatiebeleid. Aan de toepasbaarheid van de Archiefregeling zijn aparte pagina's [7] gewijd.
Wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden zoals conversie, migratie, substitutie worden vooraf aan de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris gemeld. DIt is om deze in staat te stellen hierover te adviseren.
2 De werkgroep
Door of namens de verantwoordelijke wordt een werkgroep ingesteld, bestaande uit de proceseigenaar of personen die hem vervangen, de gebruikers en tenminste vertegenwoordigers of toetsers uit de disciplines Documentaire Informatievoorziening (DIV) als uitvoerders van de archieffunctie, Informatiemanagement en ICT, Architecten en Juristen op het terrein van auteursrecht en privacy. De werkgroep kan verder aangevuld worden met vertegenwoordigers van disciplines uit de dienst die ook als belanghebbende zijn aan te merken.
Indien het gaat om vervanging in de zin van de Archiefwet, stelt de werkgroep een plan van aanpak op.
De werkgroep bepaalt in hoeverre de Regeling geordende en toegankelijke staat van toepassing is.
Indien het geen archiefbescheiden zijn of indien het geen vervanging in de zin van de wet betreft, wordt hiervan een verklaring opgemaakt.
Opstellen plan van aanpak (= projectplan)
De werkgroep stelt een plan van aanpak op dat tenminste de volgende onderdelen bevat:
Een beschrijving van het doel en het gebruik van het informatiesysteem (de systemen) en een beschrijving van de informatie;
Het resultaat en de bevindingen van de waardering van de betrokken gegevens met de context;
Opgave van de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven (afhankelijk van de beheersregels);
Een verschillenanalyse of andersoortige overzichten waarmee aangegeven kan worden waar gegevens uit het oude systeem in het nieuwe systeem terecht zullen komen, indien nodig met opgave van de veranderde context en functionaliteit;
Een testplan met:
Een overzicht van de testgegevens, deze kunnen worden samengesteld op basis van steekproeven en een inschatting van te verwachten problemen;
Een checklist en de randvoorwaarden voor de test;
Een overzicht van de samenstelling van de testgroep alsmede een beschrijving van de taak van de testgroep;
De bepaling van het moment van test;
Een tijdpad of planning;
Een beschrijving van het gewenste resultaat en de methode van beheer en toezicht;
Een beschrijving van de momenten van rapportage over de voortgang aan de opdrachtgever;
Een opgave van de persoon of instantie die de eindcontrole doet.
Een begroting van de te verwachten kosten
Het plan van aanpak wordt door of namens de opdrachtgever vastgesteld.
Er zijn vier soorten vervanging te onderscheiden. Te weten analoog naar analoog [43], analoog naar digitaal [44], digitaal naar digitaal [45] en digitaal naar analoog [46]
Ten ondersteuning van de authenticiteitswaarborging zal de uiteindelijke test door een onafhankelijke derde, bij voorkeur een edp-auditor, gecontroleerd moeten worden.
In het structuurplan informatiebeheer [130] is/wordt de procedure rond vernietiging opgenomen. Waardering is het eerste onderdeel van die procedure. In somminge gevallen zal de feitelijke vernietiging pas plaats kunnen vinden op grond van het geldende beheersregels na machtiging van de beheerder van de archiefbewaarplaats.
Indien het plan van aanpak is vastgesteld door de opdrachtgever kan de werkgroep beginnen met de voorbereidingen van de uitvoering van de vervanging.
De werkgroep draagt zorg voor de acceptatietesten de externe toetsing.
De werkgroep bereidt op grond van het vastgestelde plan van aanpak het besluit van de zorgdrager voor.
Indien de vervanging gegevens betreft die voor permanente bewaring in aanmerking komen vraagt de opdrachtgever voordat het besluit genomen kan worden namens de zorgdrager een machtiging aan.
Indien het gaat om een structurele vorm van vervanging [4] een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven.
Het conceptbesluit bevat tenminste de volgende documenten als bijlage:
Een door de opdrachtgever vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject;
De verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens;
Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels);
Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bijvoorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor);
In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
De concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie; en
indien noodzakelijk een machtiging van de minister of GS.
Het is mogelijk om een functionaris een mandaat te geven om namens de zorgdrager het besluit te nemen.
De zorgdrager of de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris (met mandaat) neemt het besluit op grond van het plan van aanpak genoemde documenten.
Het besluit wordt als besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht bekendgemaakt.
Indien het gaat om rechtstreeks aan personen te relateren informatie wordt de mogelijkheid van beroep en bezwaar opengesteld.
5. De feitelijke vervanging
Indien na het verstrijken van de officiële bezwaartermijn tegen het besluit geen bezwaren zijn binnengekomen zorgt de werkgroep dat de feitelijke vervanging wordt uitgevoerd.
Het resultaat van de uitvoering wordt in de vorm van een evaluatieverslag gemeld aan voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris en de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven en indien nodig het bestuursorgaan dat een machtiging moet verstrekken.
5 april 2004
(rev 4/8/2010/ en 5/11/2015)
Op het gevaar af in herhaling te vallen nog even een aantal punten op een rij naar aanleiding van de discussie over vervanging:
Conclusies
Mijn suggestie zou wel zijn de wet, het besluit en de regeling op dit punt nog eens een keer te vereenvoudigen. Maar dan moeten de zorgdragers en toezichthouders er eerst maar eens serieus ervaring mee opdoen om te kunnen bepalen hoe een vereenvoudiging er uit zou moeten zien.
Op de volgende pagina's is meer informatie over vervanging te vinden http://labyrinth.rienkjonker.nl/vervangen [135]
Overigens geeft een zoekactie op overheid.nl in het onderdeel 'officiële publicaties' een beeld in hoeverre de rijksoverheid op dit punt heeft voldaan aan de Archiefwet (zoek naar: "vervangen archiefbescheiden").
Op 7 september 2004 verzonden naar de DIVA discussielijst van
Om te bepalen of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.
Het gaat om archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet
Antwoorden:
Informatie valt onder de bescherming van de Archiefwet 1995 wanneer zij een functie heeft in een proces, project of andere activiteit van een organisatie.
Zie ook onderdeel over recordness [140] en het onderdeel over het domein / reilwijdte van de Archiefwet [141].
Er is sprake van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet
Er is sprake van vervanging wanneer
Art 7 van de Wet:
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens in een machtiging tot vernietiging.
Informatie hierover is te vinden op de pagina's over de manier van benadering [1] van vervanging.
De waarde en de bewaartermijnen zijn bekend
De informatie over de waarde en bewaartermijnen moet uit het proces van waarderen zijn gekomen. Bij overheden is vernietiging altijd geënt op een vastgestelde en in de Staatscourant gepubliceerde selectielijst.
Bewaartermijnen worden zoveel mogelijk op het niveau van proces, project of andere activiteit in een centrale catalogus, zoals bijvoorbeeld een ZTC, opgenomen.
Bereik van de Archiefregeling?
De Archiefregeling is ook van toepassing op te vernietigen archiefbescheiden
De Archiefregeling [159] is eigenlijk alleen van toepassing op permanent te bewaren archiefbescheiden en dan wat betreft vervanging alleen op digitale informatie (digitaal => digitaal [45]). Het gaat dan volgens de wetgever alleen om conversie en migratie. Wel worden in deze regeling voor subsitutie (Analoog => Digitaal [44]) nadere eisen gesteld.
Een zorgdrager kan in een apart besluit de Archiefregeling of delen daarvan van toepassing verklaren op alle archiefbescheiden. Gevolg daarvan is dat dan wel dat alle archiefonderdelen in het overzicht moeten zijn opgenomen.
De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
Ten aanzien van vervanging is de Archiefregeling alleen van toepassing op gegevens die nog niet zijn overgebracht. Deze stelling houdt nauw verband met het structuurplan informatiebeheer.
Overbrenging is een rechtshandeling waarbij het beheer over een afgesloten blok archiefbescheiden van de archiefvormer naar de beheerder van de archiefbewaarplaats overgaat.
De zorg gaat in het geval van het Rijk over naar de minister OCW, in het geval de andere overheden verandert de zorg niet.
Bij overbrenging zullen de relevante delen van het door de archiefvormer aangelegde structuurplan of catalogus ook moeten worden overgebracht. Deze bevatten de context van het overgebrachte archief. Omdat de beheerder van een archiefbewaarplaats niet de rol van de vormer overneemt hoeft hij van zijn kant dit structuurplan of catalogus niet verder te onderhouden, deze worden op het moment van overbrenging gefixeerd. Immers het overgebrachte en afgesloten archief is een onderdeel van de collectie van een archiefbeherende instelling zoals een archiefdienst geworden en niet een deel van het eigen archief van de archiefdienst. De archiefdienst zal ten behoeve van het beheer de nodige gegevens in de eigen beheers- en toegangssystemen moeten opnemen.
De vormer zelf hoeft het structuurplan of catalogus ten aanzien van het overgebrachte archief ook niet te verder te onderhouden. Het enige wat hij nog moet doen is in zijn structuurplan of catalogus aangeven welk deel van zijn archief is overgebracht.
Gevolg van een en ander is dat zowel een structuurplan als de catalogus bij de vormer hun actualiteitswaarde hebben verloren en daarom niet meer van toepassing zijn en dat daarom de ook Archiefregeling na overbrenging op dit punt ook niet meer van toepassing is.
Het is vervanging van digitaal naar digitaal
Het gaat hier om conversie en/of migratie en/of upgrades en/of updates
Archiefregeling
Art 25 lid 1
Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.
Zoals gemeld zijn er meerdere soorten van vervanging [2]. Omdat de andere drie
niet in de Archiefregeling worden uitgewerkt zijn ze voor deze vragenlijst niet relevant.
De organisatie beschikt over een overzicht volgens artikel 18 van de Archiefregeling
Dit overzicht moet aan de volgende criteria voldoen:
De Archiefregeling gaat ervan uit dat de archiefvormer over een overzicht van zijn informatiehuishouding beschikt. Indien dat niet het geval is is de Regeling niet op alle punten meer van toepassing.
Een overzicht is alleen te gebruiken als het aan de vier voorwaarden voldoet. Door het te laten vaststellen, het regelmatig te onderhouden en het laten toetsen geeft enige garanties ten aanzien van de betrouwbaarheid van de inhoud.
Zie voor meer informatie het onderdeel over structuurplannen [130].
De verantwoordelijke actoren zijn bekend
Dit zijn zowel de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de zorg en het beheer als de proceseigenaren, adviseurs, beheerders, gebruikers en toezichthouders. Dit is een element dat in het structuurplan informatiebeheer of catalogus hoort te zijn opgenomen.
De risico's zijn bekend
Indien de informatie onvolledig en onbetrouwbaar is of wanneer de authenticiteit niet kan worden aangetoond dan kan dat leiden tot
Gevolgen daarvan kunnen zijn
Wanneer de status en de verblijfplaats van de informatie goed zijn omschreven en vastgelegd zijn deze problemen te voorkomen en kost het zoeken weinig extra tijd. Dit is een onderdeel dat goed in het structuurplan informatiebeheer of catalogus past.
De betrokken informatie komt voor permanente bewaring in aanmerking (en de regeling is niet van toepassing verklaard op te vernietigen bescheiden)
De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren archiefbescheiden. Te overwegen valt de Archiefregeling of delen daarvan ook van toepassing te verklaren voor vernietigbare archiefbescheiden. Voordelen daarvan zijn:
Dit is een element dat in het structuurplan informatiebeheer of catalogus hoort te zijn opgenomen.
De gegevens zijn in het overzicht informatiebeheer / structuurplan informatiebeheer / documentair structuurplan / catalogus opgenomen in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling
In het overzicht moeten alle relevante informatie over de grondslagen, taken, actoren, domeinen, resultaten, type informatie, informatieobjecten en toegepaste technieken zijn opgenomen.
Op deze site is een apart gedeelte waar uitgebreid aandacht aan structuurplannen [130] wordt besteed.
De gegevens zijn op een andere plaats beschreven in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling
In artikel 24 van de Archiefregeling [195] staat in algemene zin beschreven welke metadata over een digitaal systeem tenminste geregistreerd moet worden.
In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid [196], koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:
a.de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;
b.de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; en
c.voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:
1°.de houder van de digitale handtekening;
2°.het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;
3°.de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en
4°.voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.
Het beheer van de informatie is in overeenstemming met de eisen van de Archiefegeling
Het antwoord op deze vraag komt voort uit de rapportages van archiefinspectie en eventuele andere toezichthouders zoals edp-auditors, accountants, controllers en dergelijke
Wat te doen staat komt hieronder
Voer een risico analyse of risicowaardering uit
Actie:
Bepaal alsnog de risico's bijvoorbeeld aan de hand van bijvoorbeeld de risico-analyses die uitgevoerd zijn bij de millenniumovergang. Deze waren:
Opmerkingen:
Bepaal de verantwoordelijke actoren
Actie:
Zoek aan de hand van beschikbare documentatie en interviews uit wie verantwoordelijk is voor het proces, project of andere activiteit, het product en resultaat en de gegevens. Eventueel kan deze informatie opgenomen worden in het nog te maken structuurplan of in te vullen catalogus. De volgende vormen van verantwoordelijkheden zijn tenminste uit te zoeken:
Waardeer de betrokken gegevens
Actie:
Bepaal alsnog de waarde en de bewaartermijnen, door voor het betrokken systeem uitgaande van het ondersteunde proces, project of andere activiteit het proces van waarderen uit te voeren met belanghebbenden.
Deze informatie is op te nemen in het structuurplan informatiebeheer of de catalogus. Er moet voor formele vernietiging wel gebruik gemaakt worden van een in de Staatscourant gepubliceerde selectielijst.
Het zijn geen archiefbescheiden
Actie:
Als het niet om archiefbescheiden gaat in de zin van de Archiefwet heeft het geen zin om deze vragenlijst verder te doorlopen. Een organisatie kan natuurlijk altijd besluiten dat de betrokken informatie de status van archiefbescheiden gaat krijgen. In dat geval is de lijst te vervolgen [138].
Het is geen vervanging
Actie:
In principe bent u volgens de Archiefwet nu klaar, het proces kan starten. Alleen het is wel aan te raden het besluit dat er geen sprake was van vervanging vast te leggen. Het resultaat van het proces kan namelijk niet achteraf nog als vervanging aangemerkt worden.
Als het wel de bedoeling is op een later tijdstip te gaan vervangen, dan staan de volgende opties open:
Er is bijvoorbeeld geen sprake van vervanging wanneer de organisatie besluit het originele systeem voor de voorgeschreven bewaartermijn beschikbaar, raadpleegbaar leesbaar en interpreteerbaar te houden.
Daar zit een zeker risico in omdat dan het oude systeem met de data en mogelijkerwijs de oude hardware in stand moet blijven. Zie hiervoor het onderdeel snapshot [214].
Vervanging is uit te voeren volgens de Archiefregeling
Actie:
Volgens art. 25 van de Archiefregeling is er in geval van conversie en migratie geen sprake van vervanging in de zin van de Archiefwet. Dit betekent dat er geen besluit van de zorgdrager noodzakelijk is en dat het niet nodig is de vervanging overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht bekend te maken. De zorgdrager moet wel een verklaring opmaken, zorgen voor de juiste documentatie en een positief testresultaat kunnen overleggen. Overigens is artikel 25 van de Archiefregeling alleen toe te passen wanneer de conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
Archiefregeling
art 25 lid 2
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.art 5 lid 3
art 25 lid 3
De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.
A contrario
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.
En het Archiefbesluit dan?
Opmerkelijk is dat in de Archiefregeling voorbij wordt gegaan aan de mening van de minister in de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit waarin het volgende staat:
Een reproduktie is iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. Daaronder vallen zowel de in de dynamische fase van het archiefbeheer vervaardigde reprodukties en conversies ( .. ), als de in een latere fase van het archiefbeheer gemaakte reprodukties van in het verleden ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden. Ik ( = de verantwoordelijke staatssecretaris) deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden.
Het toepassen van artikel 25 van de Archiefregeling zou wel eens in strijd kunnen zijn met de AVG wanneer het gaat om bijzondere categorie persoonsgegevens of gegevens van strafrechterlijke aard. In dat geval is artikel 2a van de Archiefwet van toepassing waar alleen gesproken worden van de Archiefwet artikel 7 en niet de Archiefregeling.
Vervanging volgens de wet
Deze vorm van vervanging is van toepassing op
Actie:
Voer de vervanging uit zoals beschreven in artikel 7 van de Archiefwet en artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit.
NB1: De zorgdrager moet een besluit in de zin van de AWB nemen dat via de geëigende kanalen bekend gemaakt moet worden. Bijvoorbeeld de ministeries in de Staatscourant, provincies en gemeenten in hun eigen media.
NB2: Indien gegevens betreffende personen worden vervangen moeten belanghebbenden de mogelijkheid krijgen om bezwaar te kunnen maken. Hoe daar mee om te gaan is is is afhankelijk van wat een overheidsorgaan zelf heeft geregeld in de afspraken / procedures rond de bekendmaking. Dit is te overleggen met de eigen juristen.
NB3: Vervangen is een vorm van verwerking van gegevens. In het geval van persoonsgegevens bestaat de kans dat op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens betrokkenen nadrukkelijk om toestemming gevraagd moet worden. Dit is te overleggen met de eigen juristen.
NB4: Voor digitale informatie loopt de route iets anders omdat de Archiefregeling in artikel 25 hierover (niet correcte? [217]) aanvullende bepalingen bevat. Dit betreft het onderdeel digitaal => digitaal [45].
Archiefregeling
Art 25
lid 2
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.
Archiefbesluit
Art 6
lid 1
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
lid 2
De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2 eerste lid.
Art 8
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grand waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
Elementen als verantwoordelijken, doel en gebruik van de informatie moet wel gedocumenteerd worden, zie hiervoor artikel 2 van het Archiefbesluit 1995
Archiefbesluit
Art 2
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
a. de taak van het desbetreffende orgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek.
U bent klaar met de vragen !
Besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld moeten zodanig zijn dat duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn.
De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:
Links
[1] https://labyrinth.rienkjonker.nl/benadering
[2] https://labyrinth.rienkjonker.nl/soorten
[3] https://labyrinth.rienkjonker.nl/wanneer
[4] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vormen
[5] https://labyrinth.rienkjonker.nl/procedureomzeilen
[6] https://labyrinth.rienkjonker.nl/authenticiteit
[7] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vervangingregeling
[8] https://labyrinth.rienkjonker.nl/stappenplan
[9] https://labyrinth.rienkjonker.nl/juridischecontext
[10] http://come.to/zwolsegroep
[11] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/handeling
[12] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/informatieobject-0
[13] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/context-0
[14] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/11-definitie
[15] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/vervangen-0
[16] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/conversie
[17] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/migratie
[18] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/transformatie
[19] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/substitutie
[20] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/archiefwet-1995-aw95
[21] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/archiefbesluit-1995-ab95
[22] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/archiefregeling-ar
[23] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvervangen&title=Vervanging
[24] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/vervanging
[25] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fwanneer&title=Wanneer%20is%20er%20sprake%20van%20vervanging
[26] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/perfect-match-connecting-partners-labyrinth-information-full-text
[27] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/componenten
[28] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/informatieobject
[29] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/scanning
[30] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fbenadering&title=Benadering%20vervanging
[31] http://labyrinth.rienkjonker.nl/soorten
[32] http://labyrinth.rienkjonker.nl/vervangingregeling
[33] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/gezichtspunten-informatiebeheer
[34] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/upgrade
[35] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/update
[36] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/techniek
[37] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/structuur
[38] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/onthechting
[39] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/inhoud
[40] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/gedrag
[41] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/context
[42] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fschema_vervanging&title=Gezichtspunten%20vervanging
[43] https://labyrinth.rienkjonker.nl/analoognaaranaloog
[44] https://labyrinth.rienkjonker.nl/analoognaardigitaal
[45] https://labyrinth.rienkjonker.nl/digitaalnaardigitaal
[46] https://labyrinth.rienkjonker.nl/digitaalnaaranaloog
[47] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/digitaal
[48] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/analoog
[49] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/level-abstraction
[50] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/algemene-wet-bestuursrecht-awb
[51] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/wet-bescherming-persoonsgegevens-wbp
[52] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/intern-nader-regelen-beheersregels-mandaat-opdracht
[53] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fsoorten&title=Vervanging%20-%20Soorten
[54] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/verfilming
[55] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/microverfilming
[56] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fanaloognaaranaloog&title=Analoog%20naar%20analoog
[57] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/context
[58] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/ocr
[59] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/imaging
[60] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/intelligent-character-recognition
[61] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/digitalisering
[62] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fanaloognaardigitaal&title=Analoog%20naar%20digitaal
[63] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/afdrukken
[64] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/e-mail
[65] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/analogiseren
[66] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fdigitaalnaaranaloog&title=Digitaal%20naar%20analoog
[67] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/change
[68] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fdigitaalnaardigitaal&title=Digitaal%20naar%20digitaal
[69] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/vervangen
[70] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/proces
[71] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/project
[72] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvormen&title=De%20vormen%20van%20vervanging
[73] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/32-vaststellen-verantwoordelijkheden
[74] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/35-documenteren
[75] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/37-beveiligen
[76] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/authenticiteit
[77] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/betrouwbaarheid
[78] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/bruikbaarheid
[79] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/integriteit
[80] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/kwaliteit
[81] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/onweerlegbaarheid
[82] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fauthenticiteit&title=De%20authenticiteit%20staat%20centraal
[83] http://labyrinth.rienkjonker.nl/bekendmaking
[84] https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-1995-671.html
[85] https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2012-26238.html
[86] http://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-1995-671.html
[87] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/23-bepalen-van-de-grondslag-en-de-betrouwbaarheid
[88] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/4-bewaren
[89] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/papieren-paradigma
[90] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/grondslag
[91] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/privacy
[92] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/datalek
[93] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/bewijskracht
[94] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/rechtmatigheid
[95] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/strafrecht
[96] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/compliancy
[97] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/aantoonbaarheid
[98] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/algemene-verordening-gegevensverwerking-avg
[99] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fjuridischecontext&title=Relatie%20met%20bestaande%20wetgeving
[100] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/besluit
[101] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/bekendmaking
[102] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fcontent%2Felementen-besluit-vervanging-0&title=Elementen%20besluit%20vervanging
[103] http://www.justid.nl/
[104] https://labyrinth.rienkjonker.nl/sites/default/files/sc35812.pdf
[105] https://labyrinth.rienkjonker.nl/sites/default/files/sc69369.pdf
[106] https://labyrinth.rienkjonker.nl/sites/default/files/sc69683.pdf
[107] https://labyrinth.rienkjonker.nl/sites/default/files/circulairedbs_tcm54-76312.pdf
[108] http://www.justid.nl/cdd/referentie_cases/dbs
[109] http://www.justid.nl/images/circulairedbs_tcm54-76312.pdf
[110] http://wetten.overheid.nl/BWBR0006493/
[111] https://www.justid.nl/producten-en-dienstencatalogus/duurzame-toegankelijkheid/digitaliseren-en-beheren-dubbelen-akten-burgerlijke-stand
[112] http://www.archief.nl/archiefbeheer/introductie/
[113] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vervangen
[114] http://wetten.overheid.nl/BWBR0040885/2018-05-09#Circulaire.divisie4
[115] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/grondslag
[116] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/akte
[117] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/dubbel
[118] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/kopie
[119] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2FbesluitenCJD&title=Vervanging%20dubbelen%20van%20de%20akten%20van%20de%20Burgerlijke%20Stand
[120] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vragen
[121] mailto:veryfamous@gmail.com?subject=%5BLabyrinth%5D%20-%20Onderdeel%20vervanging
[122] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/checklist
[123] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvervangingregeling&title=De%20Archiefregeling%20en%20het%20proces%20van%20vervanging
[124] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/snapshot
[125] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/documentatie
[126] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/bestandsformaat
[127] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/kennis
[128] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/bewaartermijn
[129] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fprocedureomzeilen&title=De%20procedure%20omzeilen
[130] https://labyrinth.rienkjonker.nl/structuurplan
[131] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/1-ontstaan
[132] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/2-waarderen
[133] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/3-gebruiken-afstemmen-en-toezicht-houden
[134] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fstappenplan&title=Stappenplan
[135] http://labyrinth.rienkjonker.nl/vervangen
[136] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fcontent%2Fvervangingsdiscussie-op-de-diva-lijst&title=Vervangingsdiscussie%20op%20de%20DIVA%20lijst
[137] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvragen&title=De%20vragen
[138] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagvervangen
[139] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordgeenarchiefbescheiden
[140] http://labyrinth.rienkjonker.nl/recordness
[141] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/domein-archiefwet-beeld
[142] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/archiefbescheiden
[143] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/archiefwaardig
[144] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/recordness
[145] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagarchiefbescheiden&title=Vraag%201%3A%20Gaat%20het%20om%20archiefbescheiden%3F
[146] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagwaarderen
[147] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordgeenvervanging
[148] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagarchiefbescheiden
[149] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagvervangen&title=Vraag%202%3A%20Gaat%20het%20om%20vervanging%3F
[150] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordwaarde
[151] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagovergebracht
[152] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagbereik
[153] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/waarderen
[154] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/selectielijst
[155] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/bewaarbelang
[156] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/vernietigingsbelang
[157] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagwaarderen&title=Vraag%203%3A%20Zijn%20de%20waarde%20en%20de%20bewaartermijnen%20bekend%3F
[158] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordwet
[159] http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041
[160] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/overzicht
[161] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagbereik&title=Vraag%204%3A%20Wat%20is%20het%20bereik%20van%20de%20Archiefregeling%3F
[162] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagsoort
[163] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/catalogus
[164] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/zaaktypecatalogus
[165] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/structuurplan
[166] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/overbrengen
[167] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagovergebracht&title=Vraag%205%3A%20Betreft%20het%20overgebrachte%20bescheiden%3F
[168] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagstructuurplan
[169] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/techniek
[170] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/patch
[171] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagsoort&title=Vraag%206%3A%20Om%20welke%20soort%20vervanging%20gaat%20het%3F
[172] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagverantwoordelijken
[173] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/toezicht
[174] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagstructuurplan&title=Vraag%207%3A%20Is%20er%20een%20overzicht%20van%20de%20informatiehuishouding%3F
[175] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagrisicos
[176] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordverantwoordelijken
[177] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/actor
[178] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/actor
[179] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/proceseigenaar
[180] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/beheerder
[181] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/toezichthouder
[182] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagverantwoordelijken&title=Vraag%208%3A%20Wie%20zijn%20verantwoordelijk%3F
[183] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagpermanentbewaren
[184] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordrisico
[185] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/risicowaardering
[186] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/risico
[187] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/indicator
[188] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagrisicos&title=Vraag%209%3A%20Zijn%20de%20risico%27s%20bekend%3F
[189] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraagbeschreven
[190] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagpermanentbewaren&title=Vraag%2010%3A%20Betreft%20het%20permanent%20te%20bewaren%20bescheiden%3F
[191] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraaggoedbeheer
[192] https://labyrinth.rienkjonker.nl/vraageldersbeschreven
[193] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/dsp
[194] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraagbeschreven&title=Vraag%2011%3A%20Opgenomen%20in%20het%20overzicht%20van%20de%20informatiehuishouding%3F
[195] http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041#Hoofdstuk3_2_Artikel24
[196] http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_31-01-2016#Hoofdstuk3_1_Artikel19
[197] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/metadata
[198] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraageldersbeschreven&title=Vraag%2012%3A%20Zijn%20de%20gegevens%20elders%20beschreven%3F
[199] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordregeling
[200] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/33-fysiek-beheren
[201] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/beheer
[202] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fvraaggoedbeheer&title=Vraag%2013%20Is%20het%20beheer%20goed%3F
[203] https://labyrinth.rienkjonker.nl/antwoordklaar
[204] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoorden&title=De%20antwoorden
[205] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/de-relatie-tussen-proces-product-neerslag-combinatie-met-belangen-en-risicos
[206] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/faalkans
[207] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/impact
[208] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordrisico&title=A%20-%20Risico%20analyse
[209] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordverantwoordelijken&title=B%20-%20Verantwoordelijken
[210] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/waardering
[211] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordwaarde&title=C%20-%20Bepaal%20de%20waarde
[212] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/identificatie
[213] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordgeenarchiefbescheiden&title=D%20-%20Het%20zijn%20geen%20archiefbescheiden
[214] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/de-procedure-omzeilen
[215] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordgeenvervanging&title=E%20-%20Geen%20vervanging
[216] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordregeling&title=F%20-%20De%20Archiefregeling
[217] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/relatie-met-bestaande-wetgeving
[218] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/documenteren
[219] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordwet&title=G%20-%20Vervanging%20volgens%20de%20wet
[220] https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/de-archiefregeling-en-het-proces-van-vervanging
[221] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fantwoordklaar&title=H%20-%20Klaar
[222] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fcontent%2Felementen-besluit-vervanging&title=Elementen%20besluit%20vervanging