Information is a conceptual labyrinth and at the same time a hyperobject
Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:
Dit is vervanging door door het maken van fotokopien, (micro)films of andere analoge fotografische technieken.
Dit kan toegepast worden wanneer de kwaliteit van de originele analoge drager zo slecht is dat alleen door middel van het maken van dergelijke kopieën de gegevens behouden kunnen blijven.
Voorbeelden:
Het vervangen van kringlooppapier of doorslagen door duurzaam papier. Het verfilmen van kaarten en tekeningen.
Scanning en imaging, al dan niet in combinatie met optische tekenherkenning (optical character recognition = OCR) en eventueel handschriftherkenning (Intelligent Character Recognition = ICR). Met behulp van OCR/ICR wordt tekst uiteindelijk ook digitaal doorzoekbaar. In deze groep vallen projecten waarbinnen het de bedoeling is gegevens van papier naar een digitale omgeving over te zetten. Bij veel organisaties valt dit onder de noemer digitalisering en/of substitutie.
Voorbeelden:
Digitalisering van facturen, ingekomen post, nota's, foto's etc. Denk hierbij ook aan de audio-visuele (AV) documenten zoals het digitaliseren van analoge films naar digitale formaten.
Vervanging in de zin van conversie en migratie van digitale dragers (Cd-rom naar DVD) en overzetting van gegevens van de ene digitale omgeving naar de andere digitale omgeving. Ook het 'afdrukken' naar formaten als PDF en TIFF hoort in deze categorie thuis.
In de Archiefregeling (AR) en haar voorganger, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTA) worden daarvoor de volgende definities gehanteerd:
Begrip | Definitie | Herkomst |
---|---|---|
Conversie | omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat | AR 1 sub d |
Bestandsformaat | code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen | AR 1 sub k |
Migratie | overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform | AR 1 sub b |
Toepassingsprogrammatuur | programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces | AR 1 sub q |
Werkproces | samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak. | AR 1 sub r |
Platform | Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt | RGTA 1 sub l |
Besturingsprogrammatuur | programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software | AR 1 sub c |
Voorbeelden:
Deze groep betreft behalve de 'klassieke' conversies en migraties ook exports en databasedumps van data. Waar niet direct aan gedacht zal worden is dat de wijziging van een platform met verandering van besturingssystemen en netwerkbesturingssystemen hier ook onder vallen.
Vervanging van digitale gegevens door een 'uitdraai' volgens een bepaald gezichtspunt op een analoge drager.
Voorbeelden:
Afdrukken van e-mail, COM-fiches
Het combineren van de manier van benadering met de soorten vervanging kan per soort vervanging verschillend zijn.
Zie:
Met deze vorm van vervanging, in feite een vorm van verdoeken, wordt niet alleen microverfilming bedoeld. De aanpak van microverfilming de te gebruiken technieken zijn wel bekend, ook de voor- en nadelen zijn in diverse publicaties wel opgesomd.
Hoewel we het veelal niet beseffen is ook het gebruik van het fotokopieerapparaat in sommige gevallen een vorm van vervanging. Deze vorm zou wel eens vaker voorkomen dan ons lief is. Bijvoorbeeld in het geval dat gegevens op kringlooppapier van slechte kwaliteit (`wc-papier') is, doorslagen, zinkkopiën voor langere tijd bewaard moeten blijven, worden overgezet op papier van betere kwaliteit. Uitvoering van deze vorm van vervanging zou op projectmatige basis plaats moeten vinden, maar zal vaker incidenteel en dus oncontroleerbaar gebeuren.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De inhoud blijft onaangetast | Nee |
2 Structuur: | De structuur zal niet veranderen | Nee |
3 Context: | NVT | Nee |
4 Gedrag: | NVT | Nee |
5 Techniek: |
De gegevensdrager wordt vervangen. De techniek om de informatie te kunnen raadplegen kan veranderen. |
Ja |
Hier zijn twee subvormen mogelijk:
Deze vorm van vervanging lijkt deels op de hiervoor genoemde vorm (analoog -> analoog) met dien verstande dat de te gebruiken techniek een andere is. Wordt ook wel digitalisering genoemd. Bij veel (semi)overheidsorganisaties wordt imaging of scanning al toegepast in het proces van verwerking van ingekomen documenten. Dit zijn de operaties die onder de noemer substitutie bekend zijn. Overigens gebeurt het niet in alle gevallen volledig.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen, bijvoorbeeld de kleur. | Ja |
2 Structuur: | De structuur zal niet veranderen | Nee |
3 Context: | Hoewel de structuur niet zal veranderen bestaat de mogelijkheid dat de gegevens in een veranderde context terecht komen. | Ja |
4 Gedrag: | Nieuwe functionaliteiten zijn mogelijk, maar oude blijft in stand | Nee |
5 Techniek: |
De gegevensdrager wordt vervangen. De techniek om de informatie te kunnen raadplegen zal veranderen. |
Ja |
Deze vorm houdt in dat tekst van gescande documenten naar machineleesbaar formaat wordt overgezet. Het doel hiervan is verdere verwerking (van delen) van de tekst in digitale systemen.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen. | Ja |
2 Structuur: | De structuur verdwijnt | Ja |
3 Context: | De gegevens komen in een ander context terecht dan waarin zij oorspronkelijk zijn opgemaakt. | Ja |
4 Gedrag: | Er komen nieuwe functionaliteiten en de manier van presentatie zal anders zijn. | Ja |
5 Techniek: |
Er komt of komen andere dragers en applicatie(s) (vervoermiddel) |
Ja |
Vervanging (digitaal naar analoog)
Deze vorm komt redelijk vaak voor en wordt soms analogiseren genoemd. Te denken valt bijvoorbeeld aan financiële systemen waarbij boekjaren worden afgesloten en gedeelten van gegevens in de vorm van grootboeken en dergelijke op papier worden uitgedraaid, op COM-fiche worden gezet. Een erg veel voorkomende vorm is het afdrukken van e-mails op papier. Ook bestaat de mogelijkheid dat wanneer conversie van alle gegevens niet mogelijk is dat deze gegevens uiteindelijk op papier worden uitgedraaid. Nadeel hiervan is dat de oorspronkelijke eventueel flexibele manier van raadplegen teniet gedaan wordt.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De inhoud blijft onaangetast | Nee |
2 Structuur: | De structuur verandert. | Ja |
3 Context: | De context wordt deels anders | Ja |
4 Gedrag: | De manier van weergeven veranderd. Functionaliteiten verdwijnen | Ja |
5 Techniek: |
Er wordt een andere drager toegepast |
Ja |
Conversie en migratie (digitaal naar digitaal)
Vervanging is ook het overzetten van gegevens van één applicatie naar een andere applicatie of wanneer een versie van een applicatie wordt vervangen door een nieuwere versie of wanneer een simpele patch wordt uitgevoerd. De behoefte tot vervanging wordt ingegeven door onder andere veranderingen in taken en werkprocessen, toepassing van andere gegevensdragers, vervanging van hard en software etc. Andere termen die kunnen vallen onder het begrip vervanging zijn migratie, update en upgrade. Kenmerk hier is dat in de meeste gevallen het proces onomkeerbaar is. Een belangrijk onderdeel van deze trajecten is het testen om te controleren of de operaties goed uitgevoerd zijn en het besluit genomen kan worden dat het oude vernietigd kan worden.
Zeker bij conversie moet nauwkeurig geanalyseerd worden wat er met de gegevens gebeurt. Indien een organisatie beschikt over een systeem (A) en besluit over te gaan naar een ander systeem (B) zal er een beslissing moeten komen over de gegevens in systeem A. Daarbij moet bekeken worden of de betrokken gegevens wel over naar systeem B en indien dat het geval is welke gegevens.
Een van de uitgangspunten is dat de betrouwbaarheid van de gegevens in A op een of andere manier gegarandeerd is door een stelsel van afspraken en procedures. Hieronder vallen regelmatige (externe) controles op de gegevens (audits), programmatische controles op gebruik, invoer (validaties) en uitvoer, autorisatie en beveiliging, afspraken over periodieke back-ups, tests van de back-ups en veilige opslag. Systeem B zal een zelfde systematiek kennen, wellicht zelfs uitgebreider.
Bij conversie worden in de meeste gevallen de gegevens uit de `veilige' omgeving van A geselecteerd. Vervolgens vinden acties en transacties plaats die de gegevens geschikt maken voor gebruik in B waarna ze in de `veilige' omgeving van B worden geïmporteerd. Tijdens de conversie zijn de gegevens dus even uit de veilige omgeving. Er zijn dan nog vele varianten mogelijk. Bijvoorbeeld het omzetten van een tekenset, zoals ANSI, naar een andere tekenset, zoals UTF8 of UTF16.
MIgratie is eigenlijk het 'verplaatsen' van gegevens, vaak is dan in hetzelfde traject ook sprake van conversie.
Vanuit het gezichtspunt van een gebruiker hoeft helemaal niet veel van de verandering zichtbaar te zijn, de tekens en letters zien er het zelfde uit, misschien is er een nieuw scherm geïntroduceerd terwijl aan de achterkant (de materialiteit) een nieuwe minicomputer is opgesteld met een ander besturingssysteem (OS) en een totaal andere database omgeving en netwerktopologie. Met andere woorden voor de gebruiker misschien een niet zo ingrijpende operatie, maar voor de (systeem)beheerders een bron van wekenlang slapeloze nachten en veel testen..
Omdat er zo veel varianten mogelijk zijn, zal over een systematiek als hulpmiddel nagedacht moeten worden waarmee de mogelijke varianten benaderd kunnen worden. Met dit hulpmiddel kan mogelijkerwijs antwoord gegeven worden op de vraag of er conversie gaat plaats vinden en op welk niveau.
Laag | Effect | Vervanging? |
---|---|---|
1 Inhoud: | De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen, er vindt dan vernietiging plaats | Ja |
2 Structuur: | De structuur kan veranderen | Ja |
3 Context: | De concepten en de context waarbinnen de gegevens gebruikt worden kunnen veranderen | Ja |
4 Gedrag: | De manier van presenteren en de functionaliteiten kunnen veranderen. Oude functionaliteiten kunnen verdwijnen (vernietiging). | Ja |
5 Techniek: |
Dragers en software (besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur) kunnen veranderen |
Ja |
Links
[1] https://labyrinth.rienkjonker.nl/analoognaaranaloog
[2] https://labyrinth.rienkjonker.nl/analoognaardigitaal
[3] https://labyrinth.rienkjonker.nl/digitaalnaardigitaal
[4] https://labyrinth.rienkjonker.nl/digitaalnaaranaloog
[5] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/informatieobject-0
[6] https://labyrinth.rienkjonker.nl/levenscyclus/11-definitie
[7] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/onthechting
[8] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/vervanging
[9] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/substitutie
[10] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/migratie
[11] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/digitaal
[12] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/conversie
[13] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/analoog
[14] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/level-abstraction
[15] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/archiefwet-1995-aw95
[16] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/archiefbesluit-1995-ab95
[17] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/archiefregeling-ar
[18] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/algemene-wet-bestuursrecht-awb
[19] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/wet-bescherming-persoonsgegevens-wbp
[20] https://labyrinth.rienkjonker.nl/grondslagen/intern-nader-regelen-beheersregels-mandaat-opdracht
[21] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fsoorten&title=Vervanging%20-%20Soorten
[22] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/verfilming
[23] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/microverfilming
[24] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fanaloognaaranaloog&title=Analoog%20naar%20analoog
[25] https://labyrinth.rienkjonker.nl/contextmodel/context
[26] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/scanning
[27] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/ocr
[28] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/imaging
[29] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/intelligent-character-recognition
[30] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/digitalisering
[31] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fanaloognaardigitaal&title=Analoog%20naar%20digitaal
[32] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/afdrukken
[33] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/e-mail
[34] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/analogiseren
[35] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fdigitaalnaaranaloog&title=Digitaal%20naar%20analoog
[36] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/upgrade
[37] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/update
[38] https://labyrinth.rienkjonker.nl/tags/change
[39] https://www.addtoany.com/share#url=https%3A%2F%2Flabyrinth.rienkjonker.nl%2Fdigitaalnaardigitaal&title=Digitaal%20naar%20digitaal