U bent hier

De procedure omzeilen

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.

De vraag is of dit zinnig is omdat er nogal wat nadelen aankleven:

Tempo organisatorische veranderingen

Organisatorische veranderingen zijn 'autonome' processen die vanuit het RM, ICT en het archief niet te beïnvloeden zijn. Dit betreft veranderingen in taakopvatting, in wetgeving, van de inrichting van de organisatie, herinrichting van werkprocessen en dergelijke die leiden tot voortdurende veranderingen / vernieuwing / aanpassing van geautomatiseerde systemen.

Technologische turbulentie

De levensduur van hardware en software ligt ergens tussen de 3 en 5 jaar. Ook bestandsformaten willen nog wel eens gewijzigd worden. Dit betekent dat er toch constant investeringen nodig zijn om systemen aan te passen of te vernieuwen. Gevolg is: updates, upgrades, nieuwe systemen en nieuwe hardware.
Wanneer de bewaartermijn langer is dan de levensduur van de hard- en software zullen, om de snapshots gedurende de afgesproken tijd in een goede staat te houden, er toch voortdurend migraties, kopieerslagen en conversies moeten plaatsvinden.

Economische levensduur

Afschrijvingstermijnen van hardware liggen ook tussen de 3 en 5 jaar.

Ondersteuning leverancier

Een leverancier komt eens in de zoveel tijd met een nieuwe release van zijn programmatuur of hardware. Daarbij worden direct restricties gesteld aan de periode waarin nog ondersteuning wordt verleend over de voorgaande versies.

Bestanden

Per werkproces kan het aantal te beheren verschillende bestanden inclusief documentatie afhankelijk van de bewaartermijn behoorlijk oplopen. (minimaal 2-4)

Bewaartermijnen

Er zijn verschillende soorten bewaartermijnen. Deze moeten worden vastgesteld op basis van de waardering van de gegevens (en de bestaande selectielijsten) op het niveau van proces, project of activiteit.

  • Een termijn kan afhankelijk zijn van gebeurtenissen waarvan bekend is wanneer ze plaatsvinden.
    Voorbeelden: na vaststelling jaarrekening, na datum ontvangst/opmaak.

  • Een termijn kan ook afhankelijk zijn van een gebeurtenis in de toekomst waarvan niet bekend wanneer deze gaat plaatsvinden.
    Voorbeelden: na sloop van het object, na ontslag, na vertrek als cliënt, na verval belang etc.

De te hanteren bewaartermijnen zullen al snel niet overeenkomen met de economische levensduur van de systemen, de periode van ondersteuningdoor de leverancier en de effecten van de technologische turbulentie.

Documentatie

Elke conversie moet uitvoerig worden gedocumenteerd om achteraf te kunnen reconstrueren wat er is gebeurd en waarom het zo is gebeurd (verantwoording).
Daarnaast moet er documentatie zijn in de vorm van handleidingen en gebruiksaanwijzingen. Deze is ook nodig voor het kunnen beheren van de snapshots.
Al dit soort documentatie heeft dezelfde bewaartermijn als de betrokken gegevens.

Kennis

De vraag is of een organisatie in staat is voor langere tijd kennis over de oude systemen vast te houden, gezien de snelle technologische ontwikkelingen en mogelijk verloop van personeel. Natuurlijk zal een en ander in de documentatie zijn vastgelegd maar kennis en ervaring zijn niet te onderschatten elementen.

Beveiliging

Na conversie moeten de snapshots zodanig zijn beveiligd (toegang, autorisatie, bijhouden van logbestanden etc.) dat de betrokken organisatie te allen tijde kan aantonen dat op geen enkele wijze de gegevens gemuteerd of verwijderd kunnen worden.

Controle en systeembeheer

Eenmaal geconverteerd zullen de snapshots regelmatig moeten worden gecontroleerd op beschikbaarheid, leesbaarheid en interpreteerbaarheid. Als extra ondersteuning van de betrouwbaarheid zal controle ook uitgevoerd moeten worden door externen.

Externe controle

Bij conversie en vervanging heeft het de voorkeur om het uitgevoerde proces te laten toetsen door een externe auditor. Zeker als het afbreukrisico hoog is.

Overbrenging

Indien het gaat om permanent te bewaren gegevens zal het oude systeem ten minste moeten voldoen aan de eisen die gesteld worden in de wet. Overleg vooraf met de archiefbewaarplaats waaraan de gegevens over te dragen zijn is wel aan te raden.

Conclusies

Hieruit valt af te leiden dat ook bij een 'snapshot'-oplossing, aan de manier van converteren en het beheer van de bestanden zware eisen te stellen zijn. Deze eisen zijn qua zwaarte en gedeeltelijk ook qua uitvoering, vrijwel gelijk aan de eisen die voor vervanging gelden. Een bijkomend nadeel van een snapshot is dat het een weergave van de gegevensverzameling op een bepaald moment is. Zeker in het geval van gegevensverzameklingen met een dynamisch karakter kan dat een behoorlijk verlies van informatie opleveren.

De garanties voor het behoud van oudere gegevens binnen nieuwe applicaties is beter waar te maken dan met het systeem van snapshots. De systematiek van vervanging, in de zin van reproductie en vernietiging van het origineel, is namelijk meer gericht op het beheer van de informatie en minder op het beheer van de systemen.

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm
Share/Deel