Identificeren

De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer. 

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

Het moment dat informatie (archiefbescheiden) door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten.

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Erfgoed is een woord dat keer op keer verschijnt in publicaties, tijdschriften en kranten. Het heeft van oudsher twee hoofdbetekenissen.

1 het tastbare erfgoed zoals
- een breed scala aan voorwerpen en objecten vaak van museale aard, archieven en monumenten en landschap, literatuur, toneel, muziek, film en  televisie
voor deze groep wordt ook veel het begrippenpaar cultureel erfgoed gebruikt.

2 het immateriele erfgoed zoals
- hieronder vallen zaken als tradities, ideeën, geloof en het geheel aan normen, waarden en culturele prestaties van een cultuur