Registreren

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van.

Gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven (NEN 2082).

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.