Vele gezichtspunten met eigen context.
Wat opvalt is dat tot nu toe de aandacht voor substitutie of beter vervanging vooral is gericht op het digitaliseren van de papieren informatiestromen. En dat terwijl in digitale omgevingen juist veel vaak onomkeerbare operaties worden uitgevoerd die ook onder de noemer van vervangen vallen.
Het gaat dan om zaken als conversies, migraties, updates en upgrades. Vaak operaties die op het eerste gezicht onschuldig lijken maar bij nadere beschouwing soms behoorlijk ingrijpend kunnen zijn.
Om vanuit het vakgebied grip te krijgen op deze operaties is het duidelijk dat het begrippenkader van ICT of de eigen 'papieren context' niet afdoende zijn. Het kan wel verhelderend werken wanneer betrokkenen en belanghebbenden, partijen als ICT, proceseigenaren en het records management, inzien dat zij verschillende gezichtspunten hanteren. En voor alle partijen is het goed zich te realiseren dat zogenaamde 'één op één conversies' etc. meer uitzondering dan regel zijn.
De blik van ICT op informatie of beter gegevens wordt bepaald door de systemen, de technische infrastructuur en de applicaties. De proceseigenaar ziet alleen de informatie die van belang is voor zijn werk. Het recordsmanagement 'weet' dat alle informatie bestaat uit inhoud, structuur, gedrag, context en techniek.
Vinden er veranderingen plaats dan wil de eigenaar zo snel mogelijk verder, ICT slaat aan het converteren, upgraden, patchen etc.
Maar de records manager zal steeds moeten bekijken of bij een operatie iets op één van de lagen gaat veranderen én of het de bedoeling is het origineel te wissen. Is dat het geval dan kan er wel eens sprake zijn van vervanging in de zin van de Archiefwet.
Zie ook de onderdelen over de soorten vervanging en de toepassing van de Archiefregeling bij vervanging
Deze verschillende visies zijn op elkaar af te stemmen, vandaar dit schema.
Informatiemodel:
Levenscyclus:
- Printvriendelijke versie
- 98 keer gelezen