Soorten vervanging
Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:
Dit is vervanging door door het maken van fotokopien, (micro)films of andere analoge fotografische technieken.
Dit kan toegepast worden wanneer de kwaliteit van de originele analoge drager zo slecht is dat alleen door middel van het maken van dergelijke kopieën de gegevens behouden kunnen blijven.
Voorbeelden:
Het vervangen van kringlooppapier of doorslagen door duurzaam papier. Het verfilmen van kaarten en tekeningen.
Scanning en imaging, al dan niet in combinatie met optische tekenherkenning (optical character recognition = OCR) en eventueel handschriftherkenning (Intelligent Character Recognition = ICR). Met behulp van OCR/ICR wordt tekst uiteindelijk ook digitaal doorzoekbaar. In deze groep vallen projecten waarbinnen het de bedoeling is gegevens van papier naar een digitale omgeving over te zetten. Bij veel organisaties valt dit onder de noemer digitalisering en/of substitutie.
Voorbeelden:
Digitalisering van facturen, ingekomen post, nota's, foto's etc. Denk hierbij ook aan de audio-visuele (AV) documenten zoals het digitaliseren van analoge films naar digitale formaten.
Vervanging in de zin van conversie en migratie van digitale dragers (Cd-rom naar DVD) en overzetting van gegevens van de ene digitale omgeving naar de andere digitale omgeving. Ook het 'afdrukken' naar formaten als PDF en TIFF hoort in deze categorie thuis.
In de Archiefregeling (AR) en haar voorganger, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTA) worden daarvoor de volgende definities gehanteerd:
| Begrip | Definitie | Herkomst |
|---|---|---|
| Conversie | omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat | AR 1 sub d |
| Bestandsformaat | code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen | AR 1 sub k |
| Migratie | overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform | AR 1 sub b |
| Toepassingsprogrammatuur | programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces | AR 1 sub q |
| Werkproces | samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak. | AR 1 sub r |
| Platform | Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt | RGTA 1 sub l |
| Besturingsprogrammatuur | programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software | AR 1 sub c |
Voorbeelden:
Deze groep betreft behalve de 'klassieke' conversies en migraties ook exports en databasedumps van data. Waar niet direct aan gedacht zal worden is dat de wijziging van een platform met verandering van besturingssystemen en netwerkbesturingssystemen hier ook onder vallen.
Vervanging van digitale gegevens door een 'uitdraai' volgens een bepaald gezichtspunt op een analoge drager.
Voorbeelden:
Afdrukken van e-mail, COM-fiches
Relatie benadering en soort
Het combineren van de manier van benadering met de soorten vervanging kan per soort vervanging verschillend zijn.
Zie:
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Grondslag:
- Printvriendelijke versie
- 204 keer gelezen