U bent hier

architectuur

Reinventing archives for electronic records: Alternative service delivery options

Informatie- en archiefmanagement Uitgangspunten, schema en metadata

Door webmaster op 2 december 2017 - 12:25pm

Dit document is vanuit het perspectief van de Archiefwet 1995 bedoeld als basis
1)     voor het digitaal werken aan zaken, projecten of andere activiteiten,
2)     voor keuzes van digitale systemen waarmee het digitaal werken wordt ondersteund en
3)     voor toetsing van het digitaal werken.

Dit document bevat daarvoor uitgangspunten, een aanzet voor een metagegevensschema en op basis daarvan een overzicht van toe te passen metadata.

Metadataschema

NEN-ISO 23081: Logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden.

 

EDRMS (RMA)

As a result, vast quantities of vital corporate information, often relating to its most important functions and processes, remain almost completely untouched by the EDRMS. When it fails to integrate with the HR system, the finance system, the virtual learning environment, laboratory equipment, the website and the CRM what are you left with? A damned expensive sledgehammer to crack the nut that is the largely ephemeral contents of most network drives.

Data-atlas

… Zo bevat de plattegrond van elk systeem: de namen van de data en de door gegevensuitwisseling gevoede verbindingen met andere systemen. Het is dus net een atlas. Je hebt systeem A voor je, je leest wat de functie is van systeem A, wat het behelst aan gegevens, je ziet dat het een verbinding onderhoudt met systeem B. Wil je daar meer van weten, dan zoek je in het boek alfabetisch naar systeem B. En daar lees je wat het specifieke nut van systeem B is. Je ziet onder andere dat systeem B een relatie onderhoudt met systeem C, D en E, maar ook met A als het goed is.

Criteria voor kwaliteiten

Een poging tot indeling van het onderdeel kwaliteit van mijn model:

In het informatiebeheer staat eigenlijk de beantwoording van een aantal vragen centraal

  1. is de informatie op te nemen?
  2. is de informatie te vertrouwen?
  3. is de informatie terug te vinden?
  4. is de informatie langere tijd te bewaren?
  5. is de informatie geschikt voor hergebruik?

Deze vragen hebben betrekking op de volgende aspecten die te vertalen zijn naar kwaliteitseisen

  • de informatie is van belang

Ordeningsstructuur en selectielijsten

Ordeningsstructuur
Een selectielijst moet volgens het Archiefbesluit 1995 aansluiten op de ordeningsstructuur van een organisatie. Volledig digitaal procesgeoriënteerd werken maakt het nodig nog eens naar het begrip ordeningstructuur te kijken. De fysieke functionele barrières van het papier vallen door het digitaal werken immers weg. Dat kan tot gevolg hebben dat er misschien een aangepast ordeningsmodel nodig is.
 

Boekenkast (metafoor)

De boekenkast als metafoor voor architectuur. Voor de beeldvorming misschien wel goed maar toch moeten we wel oppassen voor teveel denken in hokjes. De samenhang en verbanden zijn minstens zo belangrijk.

Herkomst: GEMMA

Afstemmen en architectuur

De positionering van een centraal systeem ten opzichte van andere systemen is een kwestie van afstemmen en architectuur. Het centrale systeem bestaat uit functionaliteiten voor de ondersteuning van processen, projecten en andere activiteiten, een centrale catalogus en een kwalitatief goede voorziening voor de opslag van de bijbehorende gegevens en documenten (digitale bewaarplaats).

Pagina's

Abonneren op RSS - architectuur