Een zaak is het geheel van de binnen een zekere tijd ten aanzien van een bijzonder geval gestelde handelingen.
Het lijkt onnodig het begrip zaak nauwkeuriger te omschrijven dan hier geschiedt. De omschrijving voldoet, indien duidelijk blijkt, dat in de archivistiek een zaak niet is een ding (res), ook niet een onderwerp van bestuur, maar een concreet geval (casus).
Elk ding valt te beschrijven en is zelfbeschrijvend. Elk ding staat niet op zich zelf maar is een schakel in een keten van dingen. Ook deze keten valt weer te beschrijven.
De kern, het iets een ding, somenthing. Het begint op een bepaald moment, het houdt op een gegeven moment weer op. Er wordt in die periode informatie verwerkt en er zijn actoren, in de zin van mensen en/of machines bij betrokken. En het levert al dan niet een resultaat op.
Omdat het iets een ding is, valt het te beschrijven. Over de waarde van dat iets kan een oordeel geveld worden. Die waarde is afhankelijk van de context waarin het iets voorkomt.
De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).
Een bestand waarin activiteiten van gebruikers en mutaties van gegevens worden vastgelegd.
