Document:
a) eender welke inhoud, ongeacht het medium (op papier of opgeslagen in elektronische vorm of als geluids-, beeld- of audiovisuele opname),
b) eender welk deel van een dergelijke inhoud
Picture a bunny. Why not? Spring is near, and Easter is only a month away. So, picture a bunny. You can cuddle it, watch its little nose twitch, listen to its heartbeat, even observe its behavior and follow it home. If you are one of those lucky creatures who speak bunny -- like computer programmers speak source code -- you can politely inquire where it's been, what it's seen and who it has spoken with."
[...]
A document is a snapshot of some set of information that can
- incorporate many complex information types
- exist in multiple places accross a network
- depend on other documents for information
- change on the fly (as subordinate documents are updated)
- have a intricate structure, or complex data types such as full motion video and voice annotations
- be accessed and modified by many people simultaneously (if they have permission to do so)
We beschrijven stukken, geen inhoud.
De bewaartermijn van documentatie (= metadata) is gelijk aan de bewaartermijn van de informatie, de informatieobjecten en de technieken die daarmee worden beschreven.
De bewaartermijn van een verwijzing (met de onderliggende gegevens) is gelijk aan de bewaartermijn van het gegeven van waaruit verwezen wordt.
De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd.
Discussies tussen mensen willen vooral wel eens moeizaam verlopen wanneer er onduidelijkheid is over de exacte invulling van gebruikte termen en begrippen. Vooral de (spraak)verwarring die ontstaat omdat er verschillende beelden zijn van begrippen en activiteiten. Daardoor ontstaan er ook uit elkaar lopende verwachtingen die over en weer niet waar te maken zijn.
Zo ook de discussies binnen het vakgebied van de archivaris en de documentaire informatievoorziener. Op het eerste gezicht zou de indruk kunnen bestaan dat er tussen beide beroepsgroepen een bijna onoverbrugbare kloof bestaat. Immers wordt de archivaris beschouwd als de beheerder van het cultureel erfgoed (met veel hoofdletters) is de DIV-er (slechts) de beheerder van archief in de dynamische fase. Zo wordt er ook een verschil gemaakt tussen informatiebeheerders werkzaam in de publieke sector en binnen de private sector. Het steeds weer benadrukken van mogelijke verschillen komt de onderlinge verhoudingen niet ten goede.
Een poging om een ontologie van een document samen te stellen. Een document bestaat als informatieobject uit tenminste een vijftal kenmerken of elementen. Te denken valt aan inhoud, structuur, gedrag, context en techniek. Per onderdeel zijn vervolgens weer extra elementen met hun onderlinge relatie te benoemen.
Met dit schema wordt de relatie tussen het generieke informatiemodel, de communicatie van informatie en de archivistische ontwikkelingsstadia zoals, klad, concept, minuut en en net weergegeven.
Communicatie is een onderdeel van het generieke proces (gP) uit het informatiemodel1. Het bestaat uit de volgende onderdelen:
Een baard als document
uit De goudkoorts, Donald Duck pocket nummer 25: 'Wild West Thuis Best, 1995
Via kanalen wordt gecommuniceerd van de ene partij (zender) naar de andere partij (ontvanger). Op een bepaald niveau van abstractie gaat het om drie vormen
| Zenden | Ontvangen/Opnemen |
|---|---|
| Beschikbaarstellen | Raadplegen / Ophalen |
| Berichten zenden | Berichten ontvangen |
| Overdragen | Opnemen |
Verzonden / ontvangen wordt een bericht
Schematische poging om weer te geven wat archief eigenlijk is, namelijk betekenisvolle informatie_over (iets).
Legenda:
Elk ding valt te beschrijven en is zelfbeschrijvend. Elk ding staat niet op zich zelf maar is een schakel in een keten van dingen. Ook deze keten valt weer te beschrijven.
Een architectuurconcept dat zich bevindt tussen de front- en backoffice.
