Bijzonder, soms komen discussies over onderwerpen na een decennium weer terug. Het is net een veenbrand, je denkt de brand is geblust maar dan duikt hij na tijden ondergronds te zijn geweest weer op. Het moment is onverwacht maar het hangt dan wel weer samen met nieuwe ontwikkelingen, die soms niet eens zo nieuw zijn. In dit geval gaat het om common ground en de relatie met het zaakgewijs werken.
Het principe van common ground is niet zo ingewikkeld en wordt hier ook niet verder toegelicht, De te verwerken en verwerkte gegevens blijven bij de bron en zijn via verschillende processen (contexten) met bijbehorende functionaliteiten door mensen en machines voor gebruik en hergebruik te benaderen. Eigenlijk een centraal archief dat vele klanten kan bedienen.
Wat bijzonder is dat de discussie over de aard van het zaaksgewijs werken weer opborrelt. Vandaar dat hier nog maar een keer een uitleg volgt.
Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken.
Evenmin nu als een locomotief, zooals die thans langs onze spoorwegen zich voortbeweegt, ooit door een enkel man werd uitgevonden, evenmin een registratuur-stelsel.
De waarde der registratuur zit niet in de nummering, maar in de systematische rangschikking der onderwerpen.
De eischen eener goede registratuur kunnen op do volgende wijze worden omschreven:
a. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan rangschikken en ordenen onverschillig welk stuk (organisatie onafhankelijk van den persoon, onpersoonlijk);
b. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan terugvinden, onverschillig welk stuk;
c. De rangschikking der stukken moet snel kunnen geschieden en het doen van nasporingen mag niet te veel tijd in beslag nemen;
Een archief moet systematisch worden ingedeeld.
Het systeem van indeeling moet worden gegrond op de oorspronkelijke organisatie van het archief, die in hoofdzaak overeenstemt met de inrichting van het bestuur, waarvan het afkomstig is.
Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn.
Pagina uit het Bloemendaalsche registratuurstelsel. Volgens rubriek nummer 13 is het archief hier geen onderdeel van de cultuur maar (als administratie?) onderdeel van de bedrijfsvoering.
De plaats van de beschrijvingseenheid binnen de hiërarchische structuur van het archief.
