U bent hier

structuurplan

Overzicht

Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van.

Catalogus

Register waarin op type- of metaniveau

  1. grondslagen,
  2. taken,
  3. actoren,
  4. domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
  5. resultaten,
  6. functionaliteiten,
  7. informatie,
  8. informatieobjecten (zoals documenten) en
  9. toe te passen technieken zijn opgenomen.

Documenten workshops SOD

SOD (workshops)

De SOD heeft in de periode 2003 - 2008 tweedaagse workshops over het Structuurplan informatiebeheer georganiseerd. Tijdens deze workshops zijn diverse documenten uitgereikt. Van een aantal zijn hier de meest recente versies te bekijken of te downloaden (rechtsklikken en opdracht Save link target as .. of Opslaan als .. uitvoeren).

Schema

Schema

Hieronder volgt een schematische weergave van de te registreren elementen. De elementen zijn in de vorm van tags weergegeven.

  1. <naam> is de begintag met de naam van de tag
  2. </naam> is de eindtag

De regels kunnen als volgt gelezen worden  

Op te nemen elementen

Op te nemen elementen

In deze tekst zijn de belangrijkste onderdelen van de te registreren gegevens in de vorm van entiteiten opgenomen. Het is te beschouwen als een voorbeeld.

 

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling
Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.

Indeling

Indeling

Voor de indeling en inhoud van (documentaire) structuurplannen bestaan nog geen standaarden. Dit is een lastig gegeven omdat organisaties nu wel moeten beginnen met het samenstellen van deze plannen.

Goed beschouwd bestaat een structuurplan bestaat uit een drie grotere onderdelen. Het eerste is voornamelijk tekstueel, het tweede is een registratie, de derde is een verzameling bijlagen, dit kunnen teksten en registraties zijn. Het tekstuele gedeelte zal een bepaalde structuur moeten hebben (hoofdstukkenindeling).

Wie zijn de belanghebbenden?

Hoewel een structuurplan in eerste aanleg bedoeld is als beheersinstrument van DIV zijn er andere (in sommige gevallen latente) belanghebbenden (stakeholders) aan te merken. Het is aan te raden die daarom ook te betrekken bij het opstellen en onderhouden van een structuurplan:

Er is overzicht

De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en (wettelijke) bewaartermijnen.

Abonneren op RSS - structuurplan