Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van.
Register waarin op type- of metaniveau
De SOD heeft in de periode 2003 - 2008 tweedaagse workshops over het Structuurplan informatiebeheer georganiseerd. Tijdens deze workshops zijn diverse documenten uitgereikt. Van een aantal zijn hier de meest recente versies te bekijken of te downloaden (rechtsklikken en opdracht Save link target as .. of Opslaan als .. uitvoeren).
Product
Onderstaand schema gaat uit van het product:
Informatieobject
Dit schema start op het niveau van het informatieobject, bijvoorbeeld een digitaal systeem, een (deel van) een archief.
Schema
Hieronder volgt een schematische weergave van de te registreren elementen. De elementen zijn in de vorm van tags weergegeven.
De regels kunnen als volgt gelezen worden
In deze tekst zijn de belangrijkste onderdelen van de te registreren gegevens in de vorm van entiteiten opgenomen. Het is te beschouwen als een voorbeeld.
Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling
Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.
Een informatiemodel uit 2001/2003, een van de voorlopers van mijn informatiemodel (LIM)1. DIt model is gebruikt bij de DSP workshops van de SOD.
Voor de indeling en inhoud van (documentaire) structuurplannen bestaan nog geen standaarden. Dit is een lastig gegeven omdat organisaties nu wel moeten beginnen met het samenstellen van deze plannen.
Goed beschouwd bestaat een structuurplan bestaat uit een drie grotere onderdelen. Het eerste is voornamelijk tekstueel, het tweede is een registratie, de derde is een verzameling bijlagen, dit kunnen teksten en registraties zijn. Het tekstuele gedeelte zal een bepaalde structuur moeten hebben (hoofdstukkenindeling).
Volgens de met ingang van 1 april 2010 ingetrokken Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden1 is een documentair structuurplan:
Hoewel een structuurplan in eerste aanleg bedoeld is als beheersinstrument van DIV zijn er andere (in sommige gevallen latente) belanghebbenden (stakeholders) aan te merken. Het is aan te raden die daarom ook te betrekken bij het opstellen en onderhouden van een structuurplan:
Een structuurplan is een registratie, een register, waarmee een organisatie een permanent overzicht en inzicht heeft van het beheer van haar informatie in het heden en het verleden. Een aantal eisen zijn:
Een beetje oud nieuws maar wel aardig om te weten en nog steeds actueel. Van 2001 tot ongeveer 2007/2008 (?) was op de website van het ministerie van Binnenlandse Zaken is een circulaire te vinden over de bewaring van gegevens die betrekking hebben op handelingen en beslissingen van organisaties en personen tijdens en na rampsituaties. (nr. EB2000/97598, d.d. 26 november 2001)
| Bijlage | Grootte |
|---|---|
 6547.pdf | 483.35 KB |
De gegevens zijn in het overzicht informatiebeheer / structuurplan informatiebeheer / documentair structuurplan / catalogus opgenomen in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling
De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
