Incidenteel of structureel
Bij het beoordelen van vervangingstrajecten moet ook bekeken worden of het gaat om een incidentele vervanging of een structurele vervanging.
Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:
Het moment
Er zijn een tweetal elkaar niet uitsluitende redenen aan te wijzen waarom organisaties overgaan tot vervanging. De ene is organisatorisch van aard en de andere technisch.
Er zijn verwerkingne of beheershandelingen die behoorlijke consequenties kunnen hebben voor de betrokken informatie, de informatieobjecten, de dragers en uiteindelijk ook de gebruikers als belanghebbenden.
Een door een notaris opgestelde akte, waarin iemand zelf regelt wat er na zijn/haar dood met de nalatenschap gebeurt. Met name geld, waardepapieren, onroerend goed en zeer waardevolle voorwerpen kunnen door middel van een testament door de erflater aan de erfgenamen worden toebedeeld. Ook kunnenerfstellingen worden gedaan, waarbij personen of instellingen benoemd worden tot erfgenamen
