U bent hier

zaaksgewijs werken

Zaak

Een zaak is het geheel van de binnen een zekere tijd ten aanzien van een bijzonder geval gestelde handelingen.

 

Het lijkt onnodig het begrip zaak nauwkeuriger te omschrijven dan hier geschiedt. De omschrijving voldoet, indien duidelijk blijkt, dat in de archivistiek een zaak niet is een ding (res), ook niet een onderwerp van bestuur, maar een concreet geval (casus).

In: Nederlandse archiefterminologie 1962, nr. 66

Geschiedenis van de invoering der administratieve documentatie volgens het decimale stelsel in Nederland, door het Nederlandsch Registratuurbureau

Geen stukken maar zaken

Het dient duidelijk te zijn, dat de administratie zaken behandelt en afdoet en geen stukken. Bij een behandeling van zaken worden stukken geproduceerd en ontvangen, die weergeven hoe deze behandeling van zaken verloopt. leder stuk speelt daarbij een rol, doch zijn betekenis en dus zijn plaats in het archief wordt bepaald door de zaak, waartoe een stuk behoort. De toepassing van een zaaksgewijze ordening (het dossierstelsel) is daarom noodzakelijk, wil het archief een juiste afspiegeling zijn, een juist beeld geven van de wijze, waarop de taak is verricht.

Registratuur als puzzle

.. .. Het is alsof men elke dag een zakvol stukjes van verschillende legpuzzles door elkaar krijgt en ze in elkaar moet passen zonder dat men kan wachten tot de zekerheid bestaat dat de stukjes van één of meer puzzles compleet zijn - als ze tenrninste ooit compleet raken. .. .. 

De eischen eener goede registratuur

De eischen eener goede registratuur kunnen op do volgende wijze worden omschreven:

a. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan rangschikken en ordenen onverschillig welk stuk (organisatie onafhankelijk van den persoon, onpersoonlijk);

b. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan terugvinden, onverschillig welk stuk;

c. De rangschikking der stukken moet snel kunnen geschieden en het doen van nasporingen mag niet te veel tijd in beslag nemen;

Eisen archiefvorming - nut en noodzaak - toen en nu

Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn.

Zaaksgewijs werken? Iedereen doet het!

Zaaksgewijs werken is een begrip dat zo langzamerhand een hype en een 'must do' inhoud. Maar wat houdt het in, wat is de essentie? Gaat het echt om iets nieuws? Hieronder mijn poging tot uitleg.

 

De reikwijdte

Informatiemodel:

De omgeving van de zaak in kaart

Om het volledig digitaal werken cq zaaksgewijs werken een goede basis te geven is het nodig grip te krijgen op zaken als metadata en metadataschema's. In mijn presentatie tijdens afgelopen KVAN dagen heb ik geschetst wat binnen de gemeente Leeuwarden op dat terrein is gedaan.

Onze zoektocht liep van de NEN norm over records management metadata, baselines en Moreq2, naar uiteindelijk weer de basis van ons vak namelijk het beschrijven van archiefstukken, of zoals we tegenwoordig ook wel zeggen informatieobjecten,  dit onder verwijzing naar de Handleiding.

Informatiemodel:

BijlageGrootte
Office-presentatiepictogram Schilderij.ppt4.09 MB
PDF-pictogram UitdeelSchilderij.pdf913.77 KB
Abonneren op RSS - zaaksgewijs werken