U bent hier
Uitgangspunten
- Gebruik de filters om selecties te maken
Nummer | Betreft | Onderwerp | Regel | Levenscyclus | Informatiemodel | Grondslag |
---|---|---|---|---|---|---|
1 | Goed informatiebeheer | Doel |
Doel van het goed informatiebeheer is dat een organisatie in staat is informatie te verwerken en te reproduceren die zo betrouwbaar is en voldoet aan eisen van authenticiteit dat zij bruikbaar is
|
Grondslag, Taak | ||
2 | Doel informatiebeheer | Doel |
Het informatiebeheer voldoet op aantoonbare wijze aan wetgeving, interne regels en afspraken, het informatiebeleid, normen, standaarden en (referentie)kaders. Dit vindt plaats binnen de records managementfunctie. |
Grondslag | ||
3 | Alles is archief | Randvoorwaarden en compliance |
Alle informatie die een relatie heeft met een proces, project of andere activiteit van een overheidsorganisatie valt binnen het domein van de Archiefwet 1995. |
Grondslag | ||
4 | Alles is gelijk | Randvoorwaarden en compliance |
Er is geen onderscheid tussen informatie in digitale - of analoge (papieren) vorm. |
Informatieobject, Techniek, Techniek | ||
5 | Een kwaliteitssysteem | Randvoorwaarden en compliance |
De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een op deze uitgangspunten gebaseerd kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling. |
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
6 | Vormgeving records managementfunctie | Randvoorwaarden en compliance |
De records managementfunctie van een organisatie wordt vorm gegeven door het archiefsysteem een geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen. |
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
7 | Er is overzicht | Randvoorwaarden en compliance |
De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en (wettelijke) bewaartermijnen. |
Context | ||
8 | Het valt aan te tonen | Randvoorwaarden en compliance |
Het informatiebeheer voldoet aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, vindbaarheid en (tijdige) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan hierin centraal. |
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
9 | Gebruikers en proces centraal | Randvoorwaarden en compliance |
Zolang het niet in strijd is met de hier geformuleerde uitgangspunten staan gebruikers, afnemers, processen en projecten bij de inrichting van het informatiebeheer centraal. |
Actor | ||
10 | Alles begint een keer en houdt weer op | Randvoorwaarden en compliance |
De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).
|
Context, Handeling, Begin, Einde, Informatieobject | ||
11 | Gefixeerde informatie | Randvoorwaarden en compliance |
De informatie is opgenomen in informatieobjecten zoals documenten en registers. Deze zijn te beschouwen als archiefstukken. |
Informatieobject | ||
12 | Eens een archiefstuk altijd een archiefstuk | Randvoorwaarden en compliance |
Een archiefstuk is een archiefstuk zolang het bestaat en wordt ook als zodanig behandeld. |
Informatieobject | ||
13 | Toegelaten standaarden en referentiekaders | Randvoorwaarden en compliance |
De organisatie hanteert voor haar informatiebeheer (open) standaarden en referentiekaders die zijn vastgesteld door standaardorganisaties, ‘erkende lichamen’ en toezichthouders. |
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
14 | Een taal | Randvoorwaarden en compliance |
De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een consistent begrippenapparaat. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
15 | Zorg voor de juiste mensen | Randvoorwaarden en compliance |
Er is voldoende, gekwalificeerd personeel in dienst om het informatiebeheer adequaat vorm te geven en uit te voeren. |
- | Actor | |
16 | Veilig en duurzaam opslaan | Randvoorwaarden en compliance |
Er zijn voldoende mogelijkheden om permanent te bewaren informatie veilig en duurzaam op te slaan.
|
Informatieobject, Informatieobject | ||
17 | Alles is toetsbaar | Indicatoren |
De kwaliteit van het informatiebeheer is op hoofdlijnen af te meten aan toetsbare indicatoren die betrekking hebben op het registreren, volgen, gebruiken, controleren van gegevens en documenten. |
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
18 | Op de juiste manier registreren | Indicatoren |
Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat
|
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
19 | Altijd bekend | Indicatoren |
Van gegevens en documenten is altijd bekend
|
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
20 | Goed beheer | Indicatoren |
Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer
|
Context, Handeling, Informatieobject | ||
21 | Archiefsysteem volgens NEN-ISO 15489 | Het archiefsysteem |
De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan wettelijke normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig NEN‑ISO15489. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
22 | Reikwijdte van het archiefsysteem | Het archiefsysteem |
Het archiefsysteem omvat zowel informatie in beheer binnen het domein van de verantwoordelijke voor de informatievoorziening en het informatiebeheer als binnen het domein van de beheerder van een archiefbewaarplaats. |
Actor, Handeling, Informatieobject | ||
23 | Archiefsysteem in relatie tot architectuur | Het archiefsysteem |
In de architectuur is het archiefsysteem geen object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
24 | Processen van het archiefsysteem | Het archiefsysteem |
Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
|
Context, Handeling, Informatieobject | ||
25 | Basis voor metadata | Het archiefsysteem |
Als basis voor de metadata gaat de organisatie uit van standaarden en referentiekaders als NEN-ISO 23081-1, ISAD(g) , ISAAR(cpf), ISDF, OWMS en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
26 | Informatiebeveiliging | Het archiefsysteem |
De organisatie hanteert een beveiligingsbeleid op basis van de Code van Informatiebeveiliging NEN-ISO/IEC 27002 en daarvan afgeleide referentiekaders. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
27 | Vertrouwelijk behandelen | Het archiefsysteem |
De organisatie zorgt er voor dat vertrouwelijke informatie op de juiste en legitieme manier wordt behandeld. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
28 | Het goede gereedschap | Het archiefsysteem |
De organisatie zorgt er voor dat materialen, technieken en formaten worden toegepast waarmee de betrouwbaarheid, authenticiteit en toegankelijkheid van informatie gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn is gegarandeerd. |
- | Techniek | |
29 | Generieke functionaliteiten voor alle software | Functionaliteiten |
Voor het verwerken en beheren van digitale gegevens en digitale documenten maakt de organisatie gebruik van software
|
Context, Handeling, Informatieobject | ||
30 | Vormen van beheer | Typen beheer |
De organisatie onderkent de volgende typen van beheer:
|
Context, Handeling, Informatieobject | ||
31 | Gegevensbeheer archiefsysteem | Typen beheer |
Het gegevensbeheer van het archiefsysteem omvat het beheer van het overzicht , het metagegevensschema en andere kernadministraties die nodig zijn voor het functioneren daarvan. |
- | Context, Handeling, Informatieobject | |
32 | Bestuurlijke verantwoordelijkheid | Verantwoordelijkheden |
Informatie ontstaan binnen de context van een overheidsorgaan blijft gedurende de vastgestelde bewaartermijnen (tijdelijk of permanent) de verantwoordelijkheid voor de zorgdrager. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
33 | Verspreide verantwoordelijkheden | Verantwoordelijkheden |
De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze informatie ligt binnen een organisatie bij diverse functionarissen en op diverse niveaus, de organisatiedomeinen. |
Actor, Handeling, Informatieobject | ||
34 | De eigenaar is verantwoordelijk | Verantwoordelijkheden |
De eigenaren van processen en/of projecten of andere activiteiten zijn en blijven in het kader van het integrale management verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens en documenten. |
Actor, Handeling, Informatieobject | ||
35 | Reikwijdte verantwoordelijkheden | Verantwoordelijkheden |
De verantwoordelijkheid van deze eigenaren voor het beheer vervalt op het moment dat permanent te bewaren gegevens en documenten aan de archiefbewaarplaats zijn overgedragen en op het moment dat de gegevens en documenten feitelijk vernietigd zijn. |
Context, Actor, Handeling, Informatieobject | ||
36 | Cultureel erfgoed | Verantwoordelijkheden |
Een deel van de informatie hoort niet tot de categorie archiefbescheiden, maar is wel onderdeel van het documentaire historisch erfgoed van de samenleving. Het kan daarbij gaan om
Het beheer hiervan vindt op overeenkomstige wijze plaats. |
Informatieobject | ||
37 | Archivaris | Verantwoordelijkheden |
De beheerder van de archiefbewaarplaats is verantwoordelijk voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden |
Actor | ||
38 | Beheer van het cultureel erfgoed | Verantwoordelijkheden |
Een ander dan de beheerder van de archiefbewaarplaats kan verantwoordelijk zijn voor het beheer van het documentaire historisch erfgoed. |
Actor, Informatieobject | ||
39 | Verantwoordelijkheid voor het gegevensbeheer | Verantwoordelijkheden |
De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het gegevensbeheer. |
Actor, Informatie | ||
40 | Verantwoordelijkheid voor het beheer | Verantwoordelijkheden |
In een overheidsorganisatie is de hoogste ambtelijke functionaris verantwoordelijk voor de uitvoering van
|
Actor, Handeling, Informatieobject | ||
41 | Toetsing en control | Toetsing en control |
Toetsing en control van het informatiebeheer zijn als horizontaal toezicht onderdeel van de controlsystematiek van de organisatie, de auditfuncties en archiefinspectie . |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
42 | Basis toezicht en control | Toetsing en control |
De kwaliteit van de processen van het archiefsysteem en de kwaliteit van de informatie staan bij toetsing en control van het informatiebeheer centraal. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
43 | Key Performance Indictoren | Toetsing en control |
Uitgangpunt voor het horizontaal toezicht zijn de eerder genoemde algemene indicatoren (zie de punten 17 tot en met 20) en op de Archiefwet 1995 geënte Key Performance Indicatoren (KPI’s). |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
97 | Belang gegevens en techniek | Randvoorwaarden en compliance |
Het belang van gegevens overstijgt altijd het belang van de techniek |
Context, Informatieobject, Techniek, Handeling, Informatieobject, Techniek | ||
98 | Relatie informatie en metadata | Metadata |
Metadata is onlosmakelijk verbonden met de informatie die daarmee wordt beschreven. |
Context, Handeling, Informatieobject | ||
99 | Synchronisatie bewaartermijnen documentatie | Metadata |
De bewaartermijn van documentatie (= metadata) is gelijk aan de bewaartermijn van de informatie, de informatieobjecten en de technieken die daarmee worden beschreven. |
Context, Informatieobject | ||
100 | Informatie compleet | Aanvullende punten |
In geval van verwijzingen naar andere interne systemen worden gerelateerde gegevens als kopie in het vragende systeem opgenomen. |
Informatieobject | ||
101 | Reproduceren | Aanvullende punten |
De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd. |
Informatieobject | ||
102 | Synchronisatie bewaartermijnen verwijzingen | Aanvullende punten |
De bewaartermijn van een verwijzing (met de onderliggende gegevens) is gelijk aan de bewaartermijn van het gegeven van waaruit verwezen wordt. |
Context, Informatieobject | ||
103 | Koppelingen | Metadata |
De manier van koppeling en herkomst van de gekoppelde gegevens dient gedocumenteerd te worden. De bewaartermijn van deze documentatie is gelijk aan de bewaartermijn van de betrokken gegevens. |
Informatieobject |