De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
Ten aanzien van vervanging is de Archiefregeling alleen van toepassing op gegevens die nog niet zijn overgebracht. Deze stelling houdt nauw verband met het structuurplan informatiebeheer.
Overbrenging is een rechtshandeling waarbij het beheer over een afgesloten blok archiefbescheiden van de archiefvormer naar de beheerder van de archiefbewaarplaats overgaat.
De zorg gaat in het geval van het Rijk over naar de minister OCW, in het geval de andere overheden verandert de zorg niet.
Bij overbrenging zullen de relevante delen van het door de archiefvormer aangelegde structuurplan of catalogus ook moeten worden overgebracht. Deze bevatten de context van het overgebrachte archief. Omdat de beheerder van een archiefbewaarplaats niet de rol van de vormer overneemt hoeft hij van zijn kant dit structuurplan of catalogus niet verder te onderhouden, deze worden op het moment van overbrenging gefixeerd. Immers het overgebrachte en afgesloten archief is een onderdeel van de collectie van een archiefbeherende instelling zoals een archiefdienst geworden en niet een deel van het eigen archief van de archiefdienst. De archiefdienst zal ten behoeve van het beheer de nodige gegevens in de eigen beheers- en toegangssystemen moeten opnemen.
De vormer zelf hoeft het structuurplan of catalogus ten aanzien van het overgebrachte archief ook niet te verder te onderhouden. Het enige wat hij nog moet doen is in zijn structuurplan of catalogus aangeven welk deel van zijn archief is overgebracht.
Gevolg van een en ander is dat zowel een structuurplan als de catalogus bij de vormer hun actualiteitswaarde hebben verloren en daarom niet meer van toepassing zijn en dat daarom de ook Archiefregeling na overbrenging op dit punt ook niet meer van toepassing is.
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Grondslag:
- Printvriendelijke versie
- 83 keer gelezen