Het moment
Er zijn een tweetal elkaar niet uitsluitende redenen aan te wijzen waarom organisaties overgaan tot vervanging. De ene is organisatorisch van aard en de andere technisch.
Organisatie
Geen enkele organisatie is statisch. Alles is uiteindelijk aan verandering onderhavig. Veranderingen ontstaan door organisatiewijziging, verandering van taken, verandering van regelgeving, herinrichting van werkprocessen, aangepaste architectuur, etc. Deze veranderingen kunnen gevolgen hebben voor eerder gekozen werkmethoden, de informatiebehoefte en de manier waarop informatie wordt verwerkt.
Techniek
De behoefte om van techniek te veranderen kan komen door ontwikkelingen op het terrein van hardware en software. De economische levensduur is in veel gevallen korter dan de bewaartermijn van de gegevens. Leveranciers komen voortdurend met nieuwe versies. Ook de kwaliteit van de techniek kan zodanig zijn dat verandering noodzakelijk wordt. De bewaring van de gegevens is anders niet te garanderen. Ook deze veranderingen liggen vaak ten grondslag aan vervangingstrajecten.
Argumenten
Samengevat zijn er een aantal argumenten om over te gaan tot vervanging:
- Duurzaamheid / Voortbestaan
- De technische kwaliteit van het origineel kan zodanig zijn dat de enige manier van behoud van de informatie via het proces van vervanging te garanderen is. Digitale omgevingen zijn vaak slachtoffer van technische turbulenties. Zeker zolang nog geen sprake is van een wijdverbreide toepassing van (open) standaarden is vervanging een van de weinige manieren om informatie de tand des tijds te laten doorstaan.
- Beschikbaarheid
- Zeker in het geval van digitalisering zal er sprake zijn van een beduidend verbeterde beschikbaarheid van de informatie binnen de bedrijfsprocessen. De mogelijkheid komt ook om de informatie in andere processen beschikbaar te stellen zonder dat er dubbelen aangemaakt moeten worden, eenmalige opslag meervoudig gebruik. Daarnaast wordt de kans op vermissing kleiner.
- Beheer en behoud
- Door vervanging kan informatie van verschillende technische herkomst naar een gestandaardiseerde duurzame techniek worden overgebracht. Deze nieuwe technische omgeving zal een goede basis zijn voor een duurzaam en efficient beheer.
Informatiemodel:
Levenscyclus:
- Printvriendelijke versie
- 179 keer gelezen